Het korte antwoord
Ja. Een passende bestandsexport kan een API-koppeling vervangen. Controleer volledigheid, boekjaar en aansluiting voordat u cijfers importeert.
Grondslag: art. 2:10 en 2:362 BW
Hoe werkt een bestandsimport zonder API?
Een rechtstreekse API-koppeling is geen wettelijke voorwaarde voor het opstellen van een jaarrekening. Bestanden kunnen dezelfde noodzakelijke cijfers overbrengen, mits het ontvangende programma het formaat ondersteunt. Vraag daarom naar de inhoud van de gegevensoverdracht. De aanwezigheid van een koppellogo bewijst niet dat alle benodigde jaarwerkgegevens worden meegenomen.
Bij een bestandsroute exporteert u bijvoorbeeld een saldibalans in een ondersteund spreadsheetformaat of een financieel auditbestand. Niet ieder pakket, abonnement of gebruikersrecht biedt dezelfde uitvoer. Laat vooraf een voorbeeldbestand beoordelen. Controleer rekeningnummers, omschrijvingen, beginsaldi, eindsaldi en de gebruikte periode. Bij een CSV kunnen decimalen, scheidingstekens en negatieve bedragen verkeerd worden geïnterpreteerd. Maak daarom na de import een aansluiting op een paar bekende saldi en het totaal. Een technisch geslaagde import kan inhoudelijk alsnog onvolledig zijn wanneer bijvoorbeeld alleen actieve rekeningen of één vestiging zijn geselecteerd.
Wanneer bevriest u de bronexport?
Spreek af op welk moment de export definitief wordt. Als de boekhouder daarna nog afschrijvingen boekt, verandert de administratie zonder dat het rapport automatisch mee verandert. Geef iedere levering een datum en versienummer. Leg bij een herimport vast of het programma eerdere gegevens vervangt, bijwerkt of toevoegt. Vooral toevoegen kan tot dubbele cijfers leiden. Art. 2:10 BW is relevant voor een administratie die rechten en verplichtingen inzichtelijk houdt. Een handmatige overdracht is verdedigbaar wanneer u de aansluitingen bewaart. Zonder vastgelegde versies is later moeilijk te bepalen met welke cijfers het jaarwerk is gemaakt.
Een API kan nuttig zijn bij veel dossiers of herhaalde rapportages, maar vraagt ook controle. Een verbinding kan verlopen, een selectie kan te smal zijn en een wijziging van rechten kan de gegevensstroom beperken. Vraag of de koppeling alleen leest of ook correcties terugschrijft. Bij een bestand weet u welk moment is vastgelegd; bij een voortdurend bijgewerkt dossier moet juist duidelijk zijn wanneer een versie wordt bevroren. Kies de route die uw medewerkers kunnen volgen en controleren. Voor één jaarlijkse rapportage kan een gecontroleerde export eenvoudiger zijn dan het beheren van een permanente verbinding.
Welke controles blijven nodig?
Denk tevens aan de overdracht van toelichtingen en bewijsstukken. Contracten, bestuursbesluiten en inschattingen over inbaarheid komen niet vanzelf mee met een cijferkoppeling. Houd een aanvullende documentenlijst bij en bevestig wie ontbrekende informatie opvraagt. Test vóór aanschaf één volledig traject van export tot leesbaar rapport. Vraag vervolgens hoe u het dossier weer uit het systeem krijgt bij beëindiging. Met die proef beoordeelt u of de bestandsroute praktisch werkt, zonder een niet-bestaande integratie te veronderstellen. De keuze tussen bestand en API is uiteindelijk een keuze in de werkorganisatie; de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de jaarrekening blijft bestaan.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Welk bestand kan een koppeling vervangen?
Een ondersteunde saldibalans of auditfile kan de cijferbasis leveren.
Wat als na export nog boekingen volgen?
Maak een nieuwe export en controleer de aansluiting met het rapport.
Draagt een API ook contracten over?
Niet vanzelf. Toelichtingen en bewijsstukken moeten afzonderlijk beschikbaar zijn.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →