Is mijn boekhoudexport genoeg voor de jaarrekening?

Het korte antwoord

Nee. Een boekhoudexport bevat cijfers, maar niet altijd de afspraken en schattingen die nodig zijn voor een volledige jaarrekening.

Grondslag: art. 2:10 en 2:362 BW

Welke boekhoudexport heeft u nodig?

Een export is het begin van het jaarwerk. De cijfers laten zien wat is geboekt, maar vertellen niet vanzelf waarom een bedrag juist is. Een leningsovereenkomst, voorraadwaardering of discussie met een afnemer kan buiten het boekhoudpakket staan. U moet die informatie meenemen voordat u de jaarrekening als afgerond beschouwt.

Controleer eerst welke export u heeft ontvangen. Een overzicht van omzet en kosten bevat niet de balansrekeningen. Een saldibalans toont doorgaans de saldi, maar niet alle mutaties en bewijsstukken. Vraag de export over het volledige boekjaar, met rekeningnummers, omschrijvingen en een herkenbare tekenconventie. Controleer of de laatste correcties zijn verwerkt en of de openingsbalans aansluit op het vorige jaar. Een verschil tussen een oude export en een nieuwe bankstand hoeft geen rekenfout te zijn; het kan een verschil in peildatum zijn. Noteer daarom de aanmaakdatum en de gebruikte selectie bij het bestand.

Welke onderbouwing ontbreekt vaak?

Voeg onderbouwingen toe voor posten die niet rechtstreeks uit een factuur volgen. Denk aan de afschrijvingsstaat, ouderdom van debiteuren, voorraadtelling, leningafspraken en belastingberekening. Neem ook verplichtingen door die nog niet als schuld zijn geboekt, zoals afspraken over huur, borgstellingen of een geschil. Welke informatie uiteindelijk wordt verwerkt of toegelicht, hangt af van het verslaggevingsstelsel en de grootteklasse. Art. 2:362 BW vormt het uitgangspunt voor het vereiste inzicht. De export kan niet beoordelen of een vordering nog inbaar is. Daarvoor zijn feiten nodig die het bestuur of de ondernemer moet aanleveren.

Maak een overzicht van aansluitingen tussen administratie en externe stukken. Laat de bank op balansdatum aansluiten, vergelijk de loonadministratie met het grootboek en verklaar het verschil tussen btw-aangiften en de btw-rekeningen. Onderzoek memoriaalboekingen zonder duidelijke omschrijving. Vraag bij een holding ook de jaarcijfers van deelnemingen en de aansluiting van onderlinge verhoudingen op. Bewaar elke correctie met een reden en verwerk haar waar nodig terug in de boekhouding. Het resultaat van deze stap is een herleidbare eindstand, niet alleen een bestand dat technisch kan worden ingelezen door een rapportageprogramma.

Wanneer is het dossier compleet?

Lever ten slotte de statuten, relevante bestuursbesluiten en de vorige definitieve jaarrekening aan degene die het rapport maakt. Die documenten helpen bij boekjaar, kapitaal, resultaatbestemming en vergelijking. Spreek af wie na de export nog wijzigingen mag aanbrengen en hoe die worden doorgegeven. Als een leverancier alleen een saldibalans vraagt, betekent dat niet dat er geen aanvullende vragen kunnen volgen. Bij een eenvoudige BV kan het dossier beperkt blijven, maar ook daar kunnen privébetalingen of een belastingcorrectie bepalend zijn. Een korte aanleverlijst per balanspost voorkomt dat u pas bij de ondertekening ontdekt welke informatie nog ontbreekt.

Bronnen

• Belastingdienst: een administratie opzetten
• KVK: waaruit bestaat de jaarrekening?

Lees ook