Het korte antwoord
Met een compleet overdrachtsdossier en een aansluiting op het laatste afgesloten jaar. Migreer ook grondslagen, correcties en vergelijkende cijfers.
Grondslag: art. 2:10, 2:363 en 2:384 BW
Welke oude dossiers neemt u mee?
Overstappen begint met het veiligstellen van het oude dossier. Download de definitieve rapporten, bronbestanden, correctieboekingen en relevante besluiten voordat de toegang stopt. Neem niet alleen de balansbedragen over. De onderbouwing van een schatting of gekozen grondslag kan in het nieuwe programma niet vanzelf worden teruggevonden.
Maak een overzicht van de laatste definitieve stand per rechtspersoon en boekjaar. Zet erbij of een jaarrekening alleen is opgesteld, al is vastgesteld of ook is gedeponeerd. Bewaar het ontvangstbewijs los van de rapportage. Een concept dat bovenaan de oude bestandslijst staat, is niet noodzakelijk de laatste geldige versie. Controleer het eindsaldo van elke balansrekening tegen de openingsbalans in het boekhoudpakket. Kijk vooral naar resultaatverwerking, rekening-courant, afschrijvingen en belastingcorrecties. Een migratieverschil ontstaat vaak doordat de ene export vóór en de andere ná de laatste jaarwerkboeking is gemaakt. Los dat verschil eerst op.
Hoe sluit de nieuwe openingsbalans aan?
Vertaal daarna het oude rekeningschema naar de rubrieken van het nieuwe pakket. Een gelijk rekeningnummer betekent niet dat dezelfde verslaggevingspost wordt gebruikt. Leg bij iedere afwijkende koppeling uit waarom u daarvoor kiest. Art. 2:363 BW is relevant wanneer rubricering en vergelijkende informatie veranderen. Een softwarewissel is op zichzelf geen inhoudelijke reden om waarderingsgrondslagen te wijzigen. Als de nieuwe standaardinstelling een andere afschrijvingsmethode of waardering van deelnemingen voorstelt, beoordeelt u die keuze afzonderlijk. Kopieer een instelling niet zonder de vorige jaarrekening en het onderliggende beleid erbij te nemen. Bewaar beide koppeltabellen in het migratiedossier.
Controleer de overdracht met een proefrapport over een al afgesloten jaar. Vergelijk de cijfers op postniveau en zoek verschillen uit voordat u het nieuwe boekjaar opent. Controleer ook tekstvelden, afrondingen, valuta en de lengte van het verslagjaar. Een nieuw pakket kan dezelfde gegevens anders presenteren zonder dat het resultaat verandert. Dat vraagt om een verklaring, niet automatisch om een tegenboeking. Verwijder geen verschillen door bedragen rechtstreeks in de uitvoer te overschrijven. Laat een tweede persoon de belangrijkste aansluitingen nalopen als het dossier groot of onoverzichtelijk is. Dat maakt verborgen uitgangspunten sneller zichtbaar.
Hoe controleert u de migratie?
Spreek met uw adviseur af wie eventuele correcties op oude jaren uitvoert en in welk systeem dat gebeurt. Houd het oude archief leesbaar zolang u de onderliggende informatie moet bewaren; art. 2:10 BW blijft relevant na een overstap. U hoeft niet zonder meer twee actieve productielicenties te houden, maar moet wel zelfstandig toegang tot de noodzakelijke administratie organiseren. Rond de overgang af met een korte notitie over de gebruikte exports, afwijkingen en goedgekeurde beginstanden. Met die notitie kan de volgende boekhouder begrijpen waarom het nieuwe dossier op een bepaalde manier start. Dat voorkomt dat eenzelfde verschil bij de volgende jaarafsluiting opnieuw wordt onderzocht.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Moet u de oude software actief houden?
Niet per se, mits u de noodzakelijke gegevens zelfstandig en leesbaar kunt bewaren.
Mag een nieuw pakket andere waarderingsgrondslagen kiezen?
Een softwarewissel is op zichzelf geen reden voor een inhoudelijke grondslagwijziging.
Waarom een proefrapport van een oud jaar maken?
Daarmee ziet u verschillen in mapping en presentatie voordat u het nieuwe boekjaar afrondt.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →