Kan ik jaarrekeningsoftware eenmalig gebruiken?

Het korte antwoord

Ja. Als de leverancier eenmalig gebruik aanbiedt, kan dat passen bij één dossier. Controleer vooraf export, correcties en toegang na afloop.

Grondslag: art. 2:10 BW

Wat betekent betalen per jaarrekening?

Een jaarrekening vraagt niet automatisch om een doorlopend softwareabonnement. Of eenmalig gebruik mogelijk is, volgt uit het aanbod en de voorwaarden van de leverancier. Maak onderscheid tussen betalen per rapport, per rechtspersoon en per boekjaar. Die eenheden lijken op elkaar, maar kunnen bij een correctie tot verschillende kosten leiden.

Vraag wat onder één afgeronde jaarrekening valt. Is een tweede concept inbegrepen, kunt u de vergelijkende cijfers later aanpassen en blijft een vernieuwde publicatie hetzelfde dossier? Bij een holding en werkmaatschappij gaat het om verschillende rechtspersonen, ook als u beide in één middag verwerkt. Een geconsolideerd rapport kan bovendien een afzonderlijke dienst zijn. Laat een prijsopgave aansluiten op uw feitelijke situatie en vergelijk bedragen op dezelfde btw-basis. Zonder gepubliceerde tarieven of offerte is een algemene prijs voor eenmalige software niet verantwoord te noemen. Een goedkoop instaptarief kan minder aantrekkelijk worden als noodzakelijke uitvoer apart wordt berekend.

Wat bewaart u na afloop van de toegang?

Controleer vooral wat er gebeurt wanneer de gebruiksperiode eindigt. Kunt u de definitieve jaarrekening nog downloaden? Blijven de bronbestanden, correctieboekingen en toelichtingen beschikbaar? Een pdf is nuttig, maar bevat niet noodzakelijk de gegevens waarmee u later een vraag over een saldo kunt beantwoorden. De bewaarplicht van art. 2:10 BW verdwijnt niet doordat een softwarecontract afloopt. De Belastingdienst noemt daarnaast verschillende fiscale bewaartermijnen voor administratieve gegevens. Plan daarom vóór opzegging een eigen archiefexport. Open de bestanden ook buiten het programma en controleer of namen, boekjaren en rekeningnummers herkenbaar zijn gebleven.

Eenmalige toegang past vooral bij een eenvoudig dossier dat u daadwerkelijk kunt afronden binnen de afgesproken periode. Bij een discussie over waardering, ontbrekende bankgegevens of een nog lopende controle kan de afronding langer duren. Vraag hoe heropening werkt en of ondersteuning na afloop apart wordt afgerekend. Heeft u ieder jaar dezelfde BV, vergelijk dan de kosten over meerdere jaren inclusief het opnieuw inrichten van het dossier. Dat is een rekenvoorbeeld dat u zelf met offertes kunt invullen; het is geen reden om bij voorbaat een abonnement te kiezen. De beste betaalvorm hangt af van uw werkwijze en verwachte wijzigingen.

Wanneer past eenmalig gebruik?

Leg na aankoop vast wie verantwoordelijk is voor de laatste controle, vaststelling en verzending. Een einddatum van de licentie is geen uitstel voor een wettelijke verplichting. Zorg dat u niet op de laatste toegangsdag nog een ontbrekende toelichting moet uitzoeken. Noteer bij de bewaarde uitvoer welke versie is vastgesteld en welke informatie uiteindelijk is gedeponeerd. Wie het dossier later overneemt, moet dat zonder toegang tot uw oude account kunnen begrijpen. Voor een eenmalige opdracht is overdraagbaarheid daarom minstens zo belangrijk als de aanschafprijs. Vraag die mogelijkheid vooraf aan en controleer haar daadwerkelijk met een proefexport.

Bronnen

• Belastingdienst: een administratie opzetten

Lees ook