Het korte antwoord
Een omschrijving van werkzaamheden, uitgangspunten en uitzonderingen. Vergelijk vaste bedragen pas als duidelijk is welke stukken u krijgt.
Grondslag: art. 2:362 BW; NBA Standaard 4410 en opdrachtvoorwaarden
Welke dossiers vallen onder de vaste prijs?
Bij een vaste prijs moeten vooral de grenzen van de opdracht helder zijn. Vraag welke rechtspersonen en boekjaren worden behandeld en welke administratiekwaliteit wordt verwacht. Laat opstellen, fiscale aangifte, publicatie en bespreking afzonderlijk benoemen. Het begrip jaarwerk heeft zonder verdere afspraken geen vaste inhoud die bij iedere aanbieder hetzelfde is.
Beschrijf uw dossier eerlijk bij de offerteaanvraag. Vermeld achterstanden, ontbrekende facturen, buitenlandse activiteiten, deelnemingen en leningen aan de DGA. Geef aan of eerdere jaren nog moeten worden gecorrigeerd. Een prijs die is gebaseerd op een eenvoudige, aangesloten administratie kan veranderen wanneer later een omvangrijke reconstructie nodig blijkt. Vraag daarom hoe de aanbieder vaststelt dat sprake is van meerwerk. Laat opnemen wanneer hij de extra werkzaamheden meldt, welke begroting u krijgt en wie ze mag goedkeuren. Zo kunt u een keuze maken voordat de kosten al volledig zijn gemaakt.
Wanneer wordt werk als meerwerk berekend?
Controleer de oplevering. Ontvangt u alleen een publicatiebalans of ook de volledige interne jaarrekening en onderbouwingen? Zit een samenstellingsverklaring in de opdracht of is geen accountantsproduct overeengekomen? NBA Standaard 4410 verlangt bij een samenstellingsopdracht afspraken over doel, reikwijdte en verantwoordelijkheden. Ook bij een andere adviseur is zo'n concrete beschrijving praktisch. Art. 2:362 BW bepaalt het vereiste inzicht voor de jaarrekening, maar schrijft geen universeel commercieel pakket voor. Een aantrekkelijke prijs moet dus worden gekoppeld aan de feitelijke stukken die uw onderneming en eventuele financier nodig hebben.
Vraag naar terugkerende bijkomende kosten. Softwarelicenties, portaalgebruik, extra gebruikers, spoedwerk en correcties na afronding kunnen anders worden geprijsd. Verifieer deze onderdelen in de eigen offerte in plaats van aan te nemen dat iedere aanbieder ze doorberekent. Vergelijk alle bedragen excl. btw wanneer dat de gekozen vergelijkingsbasis is. Let ook op de looptijd, verlenging en opzegvoorwaarden. Een bedrag per maand kan een jaarcontract vertegenwoordigen en is niet zonder meer gelijk aan betaling voor één afzonderlijke jaarrekening. Reken de totale afgesproken periode door met de benodigde diensten.
Welke opleveringen krijgt u?
Verbind de prijs ten slotte aan de planning en informatieplicht van beide partijen. Leg vast wanneer u stukken aanlevert, wanneer het concept wordt besproken en wie de formele indiening bewaakt. Vraag hoeveel correctie- of bespreekrondes onder de normale opdracht vallen en hoe fouten in aangeleverde gegevens worden behandeld. Bewaar de offerte en bevestigde aanvullingen bij het dossier. Bij een verschil van inzicht kunt u dan concreet bespreken welke werkzaamheid wel of niet was afgesproken. Een vaste prijs biedt vooral houvast wanneer de opdracht goed is omschreven; het bedrag alleen voorkomt geen onverwachte werkzaamheden of onduidelijke verwachtingen.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Is de Vpb-aangifte vanzelf inbegrepen?
Nee. Vraag of die dienst expliciet in de opdracht staat.
Wat als de administratie achterloopt?
Laat in de offerte opnemen welke herstelwerkzaamheden onder de prijs vallen.
Krijgt u ook publicatiestukken?
Leg vast of de interne jaarrekening, publicatieversie en deponering onderdeel zijn van de prijs.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →