Het korte antwoord
Met een eenvoudig rapportagepakket kunt u één BV bedienen. Kies op uw dossier, benodigde toelichtingen en de route voor publicatie.
Grondslag: art. 2:362, 2:395a en 2:396 BW
Welk pakket past bij een eenvoudige BV?
Voor één simpele BV is een programma met veel kantoorfuncties vaak niet nodig. Begin bij de stukken die u moet opleveren: een interne jaarrekening voor de aandeelhouder en de juiste publicatiestukken. Een pakket past pas wanneer het uw boekjaar, grootteklasse en bijzondere balansposten ondersteunt. De prijs alleen zegt daar weinig over.
Maak eerst een lijst van de posten in uw eigen administratie. Een BV met uitsluitend adviesomzet, een zakelijke bankrekening en enkele crediteuren heeft andere behoeften dan een holding met deelnemingen, een pensioenverplichting of een grote lening aan de DGA. Vraag een demonstratie met een geanonimiseerde versie van die lijst. Kijk of u de oorsprong van een bedrag kunt volgen van grootboekrekening naar balanspost. Controleer ook waar u correcties boekt. Als bedragen alleen in het rapport veranderen, ontstaat een verschil met de administratie dat u het volgende jaar opnieuw moet uitzoeken. Een zichtbaar correctieoverzicht helpt dit voorkomen.
Wat moet de software kunnen opleveren?
Bij een micro- of kleine BV kan de publicatieroute buiten het gekozen programma liggen. KVK biedt voor deze klassen een portaal voor het zelf deponeren van enkelvoudige jaarrekeningen. Een pakket hoeft daarom niet noodzakelijk een eigen verzendfunctie te hebben om voor uw situatie bruikbaar te zijn. Het moet wel duidelijk maken welke gegevens in de publicatie horen. Art. 2:395a en 2:396 BW bieden vereenvoudigingen, maar een korte publicatie is niet hetzelfde als het volledige dossier voor bestuur en aandeelhouders. Vraag om beide uitvoerbestanden en vergelijk de bedragen voordat u een abonnement afsluit.
Beoordeel vervolgens hoeveel uitleg u zelf nodig heeft. Software die alleen lege velden aanbiedt, is vooral geschikt als u weet hoe afschrijvingen, belastingposities en overlopende posten werken. Heeft u daar weinig ervaring mee, dan kan een boekhouder die het jaarwerk afrondt beter passen. Bij twijfel over de waarde van een deelneming of de terugbetaling van een lening is inhoudelijk advies belangrijker dan een extra rapportknop. Het inzichtvereiste van art. 2:362 BW gaat over de financiële informatie, niet over het gebruikte merk. Een verzorgd rapport kan inhoudelijk nog steeds onvolledig zijn.
Hoe vergelijkt u de totale kosten?
Vergelijk ten slotte de totale kosten voor dit ene dossier. Noteer licentie, ondersteuning, eventuele exportkosten, toegang tot oude boekjaren en kosten bij opzegging. Laat bevestigen of een correctie binnen hetzelfde boekjaar opnieuw wordt gefactureerd. Bewaar na afronding de bronexport, correcties, definitieve jaarrekening, het vaststellingsbesluit en het ontvangstbewijs van deponering in een eigen archief. Kies het pakket waarmee u deze documenten kunt opleveren en later terugvinden. U hoeft geen kantoorplatform te kopen wanneer u jaarlijks één overzichtelijk dossier verwerkt, maar u moet de uitkomsten wel kunnen begrijpen en onderbouwen. Dat is een bruikbaarder keuzecriterium dan een algemene ranglijst.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Is een publicatiebalans hetzelfde als de interne jaarrekening?
Nee. Voor het bestuur en de aandeelhouders is meer informatie nodig dan bij een beperkte publicatie.
Moet de software zelf bij KVK indienen?
Nee. Voor micro en klein is ook het KVK-portaal beschikbaar; controleer wel welke uitvoer u krijgt.
Wanneer is een boekhouder verstandiger?
Bij complexe waarderingen of ontbrekende vakkennis kan inhoudelijke begeleiding zwaarder wegen dan softwarefuncties.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →