Wat kost het deponeren van de jaarrekening bij de KvK?

Het korte antwoord

De KvK rekent geen kosten voor deponering. Het opstellen, eventuele accountantswerk en de gebruikte SBR-software kunnen wel geld kosten.

Grondslag: art. 2:394 BW

Welke kosten rekent de KvK voor de deponering?

U deponeert digitaal via het KvK-portaal Zelf Deponeren Jaarrekening of via geschikte financiële software met SBR, afhankelijk van uw grootteklasse. Zie https://www.kvk.nl/deponeren/zelf-deponeren-jaarrekening/.

Volgens de KvK is de deponering van de jaarrekening zelf gratis, ook via SBR. Een machtiging of portaalroute kan andere praktische voorwaarden kennen, maar betaal geen bedrag aan een tussenpersoon onder de indruk dat dit een wettelijk KvK-tarief voor de deponering is. Controleer voor uw grootteklasse of Zelf Deponeren Jaarrekening, SBR-software of een andere toegestane digitale route past. Een kleine BV kan vaak zelf via het portaal invoeren; een controleplichtige vennootschap heeft daarnaast een accountant en passende digitale stukken nodig.

Waar ontstaan wel kosten?

Kosten ontstaan vooral bij opstellen, controleren en het gebruikte hulpmiddel. De prijs van een accountant of softwarepakket verschilt per opdracht; vraag daarom een offerte met duidelijk omschreven werkzaamheden.

De kosten van opstellen hangen af van de administratie, de gekozen hulp en de vereiste controle. Denk aan het afstemmen van bank en debiteuren, verwerken van afschrijvingen, schrijven van de toelichting en opstellen van de publicatieversie. Een SBR-pakket kan een licentie vragen; voor sommige routes zijn certificaten nodig. Vraag daarom niet alleen wat 'deponeren' kost, maar welke diensten in de prijs zitten. Stel bijvoorbeeld twee offertes tegenover elkaar: € 300 voor een opstelpakket en € 900 voor een samenstellingsopdracht zijn niet rechtstreeks vergelijkbaar als de werkzaamheden verschillen.

Hoe vergelijkt u twee routes met dezelfde uitgangspunten?

Een onvolledige administratie kan extra uitzoekwerk veroorzaken. Vergelijk offertes op dezelfde werkzaamheden, waaronder correcties, publicatieversie en eventuele accountantsverklaring.

Maak een lijst met concrete deliverables: volledige jaarrekening, publicatieversie, eventuele controleverklaring, hulp bij correcties en archiefexport. Reken voor een holding en dochter afzonderlijk, tenzij de offerte expliciet een groep omvat. Vraag ook wie de daadwerkelijke verzending doet en wie de ontvangst controleert. Een goedkoper pakket zonder exportmogelijkheid kan extra handwerk veroorzaken. De wettelijke verantwoordelijkheid voor de juiste en tijdige deponering blijft bij het bestuur, ook wanneer een dienstverlener het bestand indient. Bewaar daarom zelf de bevestiging en controleer het boekjaar in het register.

Rekenvoorbeeld voor de totale kosten van een jaarafsluiting

Veronderstel dat u zelf de administratie afsluit en via het KvK-portaal indient. De KvK rekent voor de deponering zelf € 0, maar u besteedt tijd aan het controleren van de saldibalans, het opstellen van toelichtingen en het vastleggen van het aandeelhoudersbesluit. Kiest u software met een prijs van € 200 voor het opstellen en een adviseur die € 400 rekent voor beoordeling, dan bedraagt uw uitgave € 600 exclusief eventuele btw. Die fictieve bedragen zijn uitsluitend een rekenvoorbeeld en geen tarief van een aanbieder. Vergelijk een offerte altijd op dezelfde btw-basis en dezelfde werkzaamheden.

Bij een middelgrote rechtspersoon is doorgaans ook een wettelijke controle nodig; die opdracht kan financieel veel groter zijn dan de technische verzending. Vraag of de offerte het controleren van groepscijfers, een tweede correctieronde en de digitale accountantsverklaring omvat. Bij meerdere BV's kan de prijs per rechtspersoon of per boekjaar gelden. Laat tevens vastleggen wie de KvK-verwerking controleert en wat er gebeurt bij een foutmelding van Digipoort. Zonder die afspraken zegt een bedrag met de omschrijving 'jaarrekening deponeren' weinig over de werkelijke taakverdeling. De KvK-vrijstelling van indieningskosten neemt deze overige kosten niet weg.

Zo werkt het bij Jaarrekening.io

Jaarrekening.io rekent niets voor de deponering: de app verzendt niets naar de KVK; u deponeert zelf of via uw accountant, en bij de KVK is dat gratis. De app maakt de publicatieversie en het XBRL-bestand. Voor het opstellen is de eerste jaarrekening in uw account gratis; daarna betaalt u eenmalig per boekjaar naar grootteklasse.

Wat de gratis eerste jaarrekening inhoudt →

Bronnen

• KvK: kosten en routes voor deponeren
• KvK: zelf deponeren

Lees ook