Combien coûte le dépôt des comptes annuels à la KVK ?
La KVK ne facture aucun frais de dépôt. L'établissement, l'éventuel travail d'un expert-comptable et le logiciel SBR utilisé peuvent en revanche coûter de l'argent.
La réponse courte
La KVK ne facture aucun frais de dépôt. L'établissement, l'éventuel travail d'un expert-comptable et le logiciel SBR utilisé peuvent en revanche coûter de l'argent.
Fondement : art. 2:394 BW
Quels frais la KVK facture-t-elle pour le dépôt ?
Vous déposez par voie numérique via le portail KVK Zelf Deponeren Jaarrekening ou via un logiciel financier adapté avec SBR, selon votre catégorie de taille. Voir https://www.kvk.nl/deponeren/zelf-deponeren-jaarrekening/.
Selon la KVK, le dépôt des comptes annuels est lui-même gratuit, y compris via SBR. Une procuration ou une voie par portail peut avoir d'autres conditions pratiques, mais ne payez pas un montant à un intermédiaire en croyant qu'il s'agit d'un tarif légal de la KVK pour le dépôt. Vérifiez pour votre catégorie de taille si Zelf Deponeren Jaarrekening, un logiciel SBR ou une autre voie numérique autorisée convient. Une petite BV peut souvent saisir elle-même via le portail ; une société soumise à l'audit a en plus besoin d'un expert-comptable et de documents numériques appropriés.
Où naissent malgré tout des coûts ?
Les coûts naissent surtout lors de l'établissement, du contrôle et de l'outil utilisé. Le prix d'un expert-comptable ou d'un logiciel diffère selon la mission ; demandez donc un devis avec des travaux clairement décrits.
Les coûts d'établissement dépendent de la comptabilité, de l'aide choisie et de l'audit requis. Pensez au rapprochement de la banque et des clients, au traitement des amortissements, à la rédaction de l'annexe et à l'établissement de la version de publication. Un logiciel SBR peut exiger une licence ; certaines voies requièrent des certificats. Ne demandez donc pas seulement ce que coûte 'déposer', mais quels services sont inclus dans le prix. Mettez par exemple deux devis face à face : 300 € pour un forfait d'établissement et 900 € pour une mission de compilation ne sont pas directement comparables si les travaux diffèrent.
Comment comparer deux voies sur les mêmes bases ?
Une comptabilité incomplète peut entraîner un travail de recherche supplémentaire. Comparez les devis sur les mêmes travaux, y compris corrections, version de publication et éventuel rapport d'expert-comptable.
Dressez une liste de livrables concrets : comptes annuels complets, version de publication, éventuel rapport d'audit, aide aux corrections et export d'archive. Calculez séparément pour une holding et une filiale, sauf si le devis couvre expressément un groupe. Demandez aussi qui effectue l'envoi réel et qui contrôle la réception. Un forfait moins cher sans possibilité d'export peut entraîner du travail manuel supplémentaire. La responsabilité légale d'un dépôt correct et à temps reste à la direction, même lorsqu'un prestataire dépose le fichier. Conservez donc vous-même la confirmation et vérifiez l'exercice dans le registre.
Exemple de calcul du coût total d'une clôture annuelle
Supposons que vous clôturiez vous-même la comptabilité et déposiez via le portail de la KVK. La KVK facture 0 € pour le dépôt lui-même, mais vous consacrez du temps à vérifier la balance générale, à rédiger les commentaires et à consigner la décision des actionnaires. Si vous choisissez un logiciel à 200 € pour l'établissement et un conseiller qui facture 400 € pour la relecture, votre dépense est de 600 € hors TVA éventuelle. Ces montants fictifs ne sont qu'un exemple de calcul et non le tarif d'un prestataire. Comparez toujours un devis sur la même base de TVA et pour les mêmes travaux.
Pour une entité moyenne, un audit légal est généralement aussi nécessaire ; cette mission peut être financièrement bien plus importante que l'envoi technique. Demandez si le devis inclut le contrôle des chiffres de groupe, un second tour de corrections et le rapport numérique de l'expert-comptable. Avec plusieurs BV, le prix peut s'appliquer par personne morale ou par exercice. Faites aussi consigner qui contrôle le traitement par la KVK et ce qui se passe en cas de message d'erreur de Digipoort. Sans ces accords, un montant intitulé 'déposer les comptes annuels' dit peu de la répartition réelle des tâches. L'exonération de frais de dépôt de la KVK ne supprime pas ces autres coûts.
Comment cela fonctionne chez Jaarrekening.io
Jaarrekening.io ne facture rien pour le dépôt : l'application n'envoie rien à la KVK ; vous déposez vous-même ou via votre expert-comptable, et à la KVK c'est gratuit. L'application crée la version de publication et le fichier XBRL. Pour l'établissement, les premiers comptes annuels de votre compte sont gratuits ; ensuite vous payez une fois par exercice selon la catégorie de taille.
Sources
Questions fréquentes
Dois-je payer une procuration KVK ?
La KVK indique que la demande d'une procuration pour Zelf Deponeren (dépôt autonome) est gratuite.
Le dépôt SBR est-il gratuit ?
Le dépôt auprès de la KVK est gratuit ; un logiciel et éventuellement un certificat peuvent entraîner des frais.
Puis-je éviter les frais d'établissement ?
Pour une BV micro ou petite simple, vous pouvez établir vous-même, pourvu que vous maîtrisiez le contenu et les exigences de publication.
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Vous établissez des comptes annuels néerlandais ?
Vos premiers comptes annuels sont gratuits, quelle que soit la catégorie de taille. Créez un compte et établissez les comptes annuels néerlandais de votre société immatriculée aux Pays-Bas selon le titre 9 du livre 2 du Code civil néerlandais (BW).
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