Deponeren
Deponeren is het openbaar maken van voorgeschreven jaarrekeningstukken bij de KvK. De termijn en omvang hangen af van de rechtspersoon en de grootteklasse.
Wat betekent deponeren?
Deponeren is het openbaar maken van voorgeschreven jaarrekeningstukken bij de KvK. De termijn en omvang hangen af van de rechtspersoon en de grootteklasse.
Deponeren is het openbaar maken van de voorgeschreven stukken bij het Handelsregister. De termijn en stukken volgen uit Boek 2 BW; na vaststelling geldt in beginsel een korte indieningstermijn en er is een uiterste grens na boekjaareinde.
Hoe werkt het?
Deponeren is de handeling waarmee de jaarrekening openbaar wordt: aanlevering bij het handelsregister van de KvK, in het Nederlands of anders in het Frans, Duits of Engels, met de dag van vaststelling erbij (art. 2:394 lid 1 BW). Micro, klein en middelgroot leveren digitaal aan in XBRL, via het portaal Zelf Deponeren van de KvK of via software die met SBR aanlevert. Voor grote rechtspersonen is elektronisch deponeren verplicht vanaf boekjaar 2025.
De termijn is acht dagen na vaststelling. Is de jaarrekening twee maanden na afloop van de opmaaktermijn nog niet vastgesteld, dan deponeert het bestuur de opgemaakte versie, met de vermelding dat zij nog niet is vastgesteld (lid 2). De uiterste datum is twaalf maanden na afloop van het boekjaar (lid 3). Na verwerking is het stuk direct opvraagbaar in het handelsregister.
Voorbeeld
Een kleine BV met boekjaar 2025. Het bestuur maakt de jaarrekening op 20 april 2026 op en de algemene vergadering stelt haar op 15 mei vast: deponeren uiterlijk 23 mei 2026. Zij levert de balans met toelichting aan, niet de winst-en-verliesrekening. Stel dat de vergadering niet bijeenkomt. De opmaaktermijn van vijf maanden eindigt op 31 mei en twee maanden later is het 31 juli: dan deponeert het bestuur onverwijld de niet-vastgestelde jaarrekening. Verlengt de vergadering de opmaaktermijn met vijf maanden, dan schuift dat op naar 31 december 2026, de uiterste datum.
In de jaarrekening
Proces buiten de jaarrekening; omvang van publicatiestukken verschilt per grootteklasse.
Verschil met vaststellen
Vaststellen is een besluit van de algemene vergadering: zij maakt de jaarrekening definitief. Deponeren is de handeling daarna, door of namens het bestuur. De acht dagen gaan lopen op de dag van vaststelling. Zijn alle aandeelhouders van een BV ook bestuurder, dan geldt de ondertekening door alle bestuurders als vaststelling, tenzij de statuten dat uitsluiten (art. 2:210 lid 5 BW).
Veelgemaakte fouten
- Opmaken met vaststellen verwarren
- Alleen de interne volledige jaarrekening uploaden
Waar let u op?
- Bepaal vóór verzending de grootteklasse en lever alleen de stukken aan die daarbij horen; zie Publicatiestukken opstellen.
- Bewaar de bevestiging van de KvK en kijk in het handelsregister of de juiste versie zichtbaar is. Het stappenplan deponeren beschrijft de route.
- Micro deponeert een beperkte balans, klein een balans met toelichting. Middelgroot en groot leveren ook de winst-en-verliesrekening, het bestuursverslag en de accountantsverklaring aan.
Wettelijke basis en bron
art. 2:394 BW
Veelgestelde vragen
Kunt u uitstel krijgen voor het deponeren?
Nee. De algemene vergadering kan de termijn voor het opmaken met ten hoogste vijf maanden verlengen, maar de uiterste datum van twaalf maanden na het boekjaar ligt vast. De KvK verleent geen uitstel.
Wat doet u als de gedeponeerde jaarrekening ernstig tekortschiet?
Dan bericht het bestuur de aandeelhouders of leden en deponeert het een mededeling daarover bij het handelsregister, met een accountantsverklaring als de jaarrekening was gecontroleerd (artikel 2:362 lid 6 BW).
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten