Wat betekent proefbalans?
Een proefbalans is een overzicht van de debet- en credittotalen per grootboekrekening waarmee de rekenkundige aansluiting van het grootboek wordt gecontroleerd.
Een gelijke som toont dat de dubbelboekingen optellen, maar niet dat bedragen volledig, juist gewaardeerd of goed gerubriceerd zijn. De proefbalans is een controle tussen administratie en jaarrekening.
Hoe werkt het?
Een proefbalans telt per grootboekrekening alle debetboekingen en alle creditboekingen van de periode op, de beginbalans inbegrepen. Omdat elke journaalpost links en rechts even groot is, moeten de twee eindtotalen gelijk zijn. Is dat niet zo, dan is een boeking eenzijdig verwerkt, wat bij een import of een handmatige beginbalans nog weleens gebeurt.
De wet kent geen model voor de proefbalans. Zij is een hulpmiddel bij de administratieplicht van art. 2:10 lid 1 BW: de rechten en verplichtingen moeten te allen tijde kunnen worden gekend. In de kolommenbalans staat zij vooraan, gevolgd door de saldibalans. Boekhoudpakketten drukken die twee meestal samen af als proef- en saldibalans.
Voorbeeld
Een BV start met € 10.000 op de bank en € 10.000 kapitaal. In het jaar ontvangt zij € 60.000 omzet en betaalt zij € 40.000 kosten. De proefbalans toont: bank debet € 70.000 en credit € 40.000, kapitaal credit € 10.000, omzet credit € 60.000, kosten debet € 40.000. Debettotaal: 70.000 + 40.000 = € 110.000. Credittotaal: 40.000 + 10.000 + 60.000 = € 110.000. De telling sluit. Was een kostenfactuur per abuis op een activarekening geboekt, dan sloot zij evengoed.
In de jaarrekening
Administratief overzicht; geen eigen jaarrekeningonderdeel.
Verschil met saldibalans
De proefbalans toont per rekening twee totalen, de saldibalans alleen het verschil daartussen. In het voorbeeld staat de bank op de proefbalans met € 70.000 debet en € 40.000 credit, op de saldibalans met € 30.000 debet. Voor de jaarrekening werkt u verder met de saldi. In het spraakgebruik lopen de twee woorden door elkaar.
Veelgemaakte fouten
- Sluiting als inhoudelijke juistheid zien
- Correctieboekingen buiten de proefbalans houden
Waar let u op?
- Vraag de proefbalans op ná de laatste memoriaalboekingen; een eerdere versie mist afschrijvingen en overlopende posten.
- Vergelijk het debettotaal van de bankrekening met de som van de bijschrijvingen op de afschriften.
- Een tussenrekening met hoge totalen en saldo nul verdient een steekproef: het saldo zegt daar niets over wat er is doorgeboekt.
- De grootteklasse maakt geen verschil: de administratieplicht en de bewaartermijn van zeven jaar gelden van micro tot groot (art. 2:10 lid 3 BW).
Wettelijke basis en bron
art. 2:10 BW
Veelgestelde vragen
Is een proefbalans hetzelfde als een saldibalans?
Niet precies. De proefbalans geeft per grootboekrekening het totaal van de debet- en van de creditboekingen, de saldibalans alleen het saldo. Veel pakketten tonen beide in één overzicht.
Wat doet u als de proefbalans niet sluit?
Zoek het verschil per dagboek op. Meestal is een journaalpost bij een import of handmatige invoer niet in evenwicht verwerkt; herstel die voordat u verder afsluit.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →