Mandantenverwaltung für die Kanzlei: Akte, Aufträge, Stunden und Vollmachten
Die Mandantenverwaltung bündelt die Kanzleiseite der Jahresabschlussarbeit: Mandantenakte, Wwft-Dokumentation, Aufträge, Fristen, Stunden, Honorare und Vollmachten. Gebaut, noch nicht im Menü.
Die kurze Antwort
Die Mandantenverwaltung ist das Modul für die Kanzleiseite der Jahresabschlussarbeit. Sie halten pro Mandant die Akte fest, einschließlich der Wwft-Daten (niederländisches Geldwäschegesetz), verwalten Aufträge mit einem Arbeitsprogramm und überwachen Fristen. Stunden, Honorare und Vollmachten führen Sie in derselben Umgebung. Rechnungen erstellt das Modul nicht.
Das Modul ist gebaut, steht aber derzeit noch nicht im Menü der App. Möchten Sie das Modul nutzen, nehmen Sie bitte Kontakt auf; die Beträge der zubuchbaren Module stehen auf der Preisseite.
Die Mandantenakte
- Stammdaten mit KVK- und USt.-Nummer, Kontaktdaten und einer Verknüpfung mit dem Unternehmen in Jaarrekening.io. Mandanten importieren Sie in einem Schritt aus einer CSV-Datei; doppelte Mandanten werden übersprungen.
- Eine Honorarvereinbarung pro Mandant: Stundensatz, Festpreis oder eine Kombination.
- Notizen nach Art: Notiz, Telefongespräch, Besprechung, Beschluss und Aufgabe.
- Übergabe eines Mandanten an einen Kollegen und Beendigung mit den dazugehörigen Aufbewahrungsfristen.
- Ein PDF 'Stand der Dinge' pro Mandant.
Wwft-Dokumentation
Steuerberater, externe Accountants und wer selbstständig vergleichbare Tätigkeiten ausübt, etwa Buchhaltungsbüros, fallen unter die Wwft (Art. 1a Abs. 4 Wwft) und führen eine Mandantenprüfung durch (Art. 3 Wwft). Sie halten die verwendeten Unterlagen und Daten abrufbar fest (Art. 33 Wwft); siehe die Wwft auf wetten.overheid.nl. In der Akte halten Sie Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigte, PEP-Status, Risikoprofil und die Annahmeentscheidung fest, mit einer Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Die Prüfung selbst bleibt Arbeit Ihrer Kanzlei; das Modul speichert das Ergebnis.
Aufträge und Arbeitsprogramm
Ein Auftrag ist ein Jahresabschluss, eine Hinterlegung, Buchhaltung oder Sonstiges. Jeder Auftrag durchläuft dieselben Status: offen, Unterlagen angefordert, in Bearbeitung, Review (Vier-Augen-Prinzip), Freigabe durch den Mandanten, eingereicht und abgeschlossen. Mit einer Schaltfläche legen Sie für jeden aktiven Mandanten einen Jahresabschluss- und einen Hinterlegungsauftrag für das Jahr an.
Zu jeder Auftragsart gehört ein Arbeitsprogramm. Für einen Jahresabschluss sind das unter anderem: Auftragsbestätigung unterzeichnet, Unterlagen angefordert und erhalten, Bank und Kasse abgestimmt, USt. und Lohn abgestimmt, Anlagevermögen, Abschlusskontrollen, Jahresabschluss erstellt, Review, Besprechung mit dem Mandanten und Hinterlegung. Der Schritt 'Auftragsbestätigung unterzeichnet' ist ein Haken; das Schreiben erstellen Sie mit der Vorlage in den Dokumenten.
Stunden und Honorare
| Bereich | Was es gibt | Was es nicht gibt |
|---|---|---|
| Stunden | Manuelle Eingabe in Minuten pro Mandant, mit einem Haken abrechenbar und einem Stundensatz; Summen der abrechenbaren Stunden und ihr Wert. | Einen Timer oder automatische Zeiterfassung. |
| Honorare | Posten nach Art: Honorar, Stunden, Auslagen, Rabatt und Sonstiges. Ein monatlicher Festpreis und die abrechenbaren Stunden des Monats werden als Posten gebucht. | Rechnungen erstellen und versenden; angefangene Arbeiten. |
| Fakturierung | Rechnungsvorschläge als CSV-Export; Posten markieren Sie als abgerechnet. | Die Rechnung selbst: die erstellen Sie in der eigenen Buchhaltung der Kanzlei. |
Honorare sind freie Sätze. Das Modul berechnet keine Honorartabellen für Sie.
Vollmachten
Das Vollmachtenregister kennt fünf Arten: Vollmacht Intermediär für Steuererklärungen, Servicemitteilungen Steuerbescheid (SBA), Hinterlegung bei der KVK, SEPA-Lastschriftmandat und Sonstiges. Pro Vollmacht halten Sie fest, ab und bis wann sie gilt, ein Kennzeichen und den Umfang. Sechzig Tage bevor eine Vollmacht abläuft, erscheint ein Hinweis.
Das Register ist eine Übersicht. Es ist nicht mit Logius oder eHerkenning verknüpft, und eine Vollmacht zu beantragen oder zu widerrufen geschieht außerhalb des Moduls.
Fristen, Mailvorlagen und Team
Die Fristenüberwachung stellt die Aufstellungs- und Hinterlegungsfristen aller Mandanten in einer Übersicht dar, mit eigenen Fristen, einem Filter pro Mitarbeiter und einem Kalenderexport. Mehr dazu lesen Sie unter Jahresabschlussplanung.
Mailvorlagen füllen Variablen wie Name und Geschäftsjahr aus und öffnen Ihr eigenes Mailprogramm; das Modul versendet selbst nichts. In den Einstellungen verwalten Sie das Team und passen die Steuerprofile mehrerer Mandanten gleichzeitig an.
Häufige Fragen
Ist die Mandantenverwaltung ein vollständiges Kanzleimanagement-Paket?
Nein. Das Modul deckt Akte, Wwft-Dokumentation, Aufträge, Fristen, Stunden, Honorare und Vollmachten ab. Es fehlen Fakturierung, ein Zeit-Timer und angefangene Arbeiten.
Kann ich Stunden mit einem Timer erfassen?
Nein. Stunden tragen Sie manuell ein, in Minuten, pro Mandant und optional pro Auftrag, mit einem Haken für abrechenbar.
Erstellt das Modul Rechnungen?
Nein. Das Modul erstellt Rechnungsvorschläge, die Sie als CSV exportieren. Die Rechnung selbst erstellen Sie in der Buchhaltung Ihrer Kanzlei.
Führt das Modul die Wwft-Mandantenprüfung durch?
Nein. Das Modul hält das Ergebnis der Prüfung fest, etwa Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigte, PEP-Status und Risikoprofil. Die Prüfung und die Annahmeentscheidung bleiben bei Ihrer Kanzlei.
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