Mandantenportal für die Jahresabschlussarbeit: Fragebogen, Unterlagen und Zustimmung
Ein Mandantenportal holt die Anlieferung aus dem Postfach: Der Mandant beantwortet den Fragebogen, lädt Unterlagen hoch und gibt seine Zustimmung. Diese Zustimmung ist eine Tatsache in der Akte, keine Feststellung.
Die kurze Antwort
Ein Mandantenportal für die Jahresabschlussarbeit tut drei Dinge: Informationen mit einem festen Fragebogen abfragen, Unterlagen strukturiert entgegennehmen und die Zustimmung des Mandanten festhalten. In Jaarrekening.io ist das das Modul Mandantenportal. Es ist gebaut, steht aber noch nicht im Menü der App; die Nutzung ist auf Anfrage möglich.
Der Fragebogen für den Jahresabschluss
Das Portal kennt drei feste Fragensätze: einen kurzen Satz mit drei Fragen, einen Satz pro USt.-Zeitraum und einen Satz für den Jahresabschluss. Der Jahressatz enthält die Zeitraumfragen plus Fragen, die nur zur Jahresabschlussarbeit gehören.
Fragen zum Jahresabschluss
Wert des Vorratsbestands am 31. Dezember; Aufträge, die am 31. Dezember noch nicht fertig oder nicht fakturiert waren; Privatentnahmen und -einlagen (für Einzelunternehmen, vof und maatschap); privat bezahlte Betriebskosten; das Stundenkriterium von 1.225 Stunden für Unternehmer der Einkommensteuer.
Fragen pro Zeitraum
Private Nutzung eines Firmenwagens; private Nutzung von Waren und Dienstleistungen; Anschaffungen über € 450 zzgl. USt.; verkaufte Betriebsmittel; Änderungen im Personal; uneinbringliche Rechnungen; Geschäfte mit dem Ausland; erhaltene Subventionen; der Kassenbestand; und eine offene Frage.
Ein fester Fragebogen hat einen Vorteil gegenüber einer E-Mail: Jede Antwort landet an derselben Stelle, beim selben Mandanten und im selben Jahr. Das macht die Aktenführung einfacher und die Review schneller.
Unterlagen anfordern und entgegennehmen
- Die Kanzlei legt eine Aufgabe an: eine Frage oder eine angeforderte Unterlage. Der Mandant erhält dazu eine E-Mail.
- Der Mandant lädt Unterlagen in sieben Kategorien hoch. Die Kanzlei sieht pro Unterlage, ob sie neu oder verarbeitet ist.
- Pro Jahr lädt die Kanzlei alle Unterlagen in einer Zip-Datei herunter.
- Ein Portalnutzer gelangt nur in das Mandantenportal, und nur zu den Unternehmen, für die er eingeladen wurde.
Der Mandant wird per E-Mail mit der Rolle Mandant eingeladen. Die Kanzlei bestimmt pro Unternehmen, wer Zugang hat.
Zustimmung und Unterzeichnung: was das rechtlich ist
Über das Portal bittet die Kanzlei den Mandanten um Zustimmung zu einem Erklärungsarbeitsblatt, einem Lohnlauf oder dem Jahresabschluss. Der Mandant antwortet mit Zustimmung oder keiner Zustimmung. Diese Antwort ist eine Tatsache in der Akte, keine Einreichung. Bei einem Jahresabschluss nennt die Kanzlei in der Anfrage die Bilanzsumme, das Eigenkapital und das Ergebnis; diese Beträge trägt die Kanzlei selbst ein. Außerdem kann sie einen Entwurf des Feststellungsbeschlusses als PDF erstellen.
Eine Zustimmung im Portal ist nicht dasselbe wie Aufstellen oder Feststellen. Die Geschäftsführung stellt den Jahresabschluss auf und unterzeichnet ihn. Das nach Gesetz und Satzung zuständige Organ stellt ihn fest; bei einer Stiftung ist das nicht selbstverständlich eine Gesellschafterversammlung. Für den Feststellungsbeschluss der Gesellschafter einer BV gibt es eine Vorlage für den Gesellschafterbeschluss.
Dokumente im Portal können mit einer einfachen elektronischen Unterschrift unterzeichnet werden, mit einer Spur, wer, wann und welche Datei (über einen SHA-256-Fingerabdruck). Das ist keine qualifizierte Signatur. Eine elektronische Unterschrift hat dieselben Rechtsfolgen wie eine handschriftliche Unterschrift, wenn die Methode im Hinblick auf den Zweck ausreichend zuverlässig ist (Art. 3:15a BW).
Was der Mandant sonst kann
Wenn die Kanzlei das pro Unternehmen einschaltet, kann der Mandant im Portal auch Rechnungen erstellen sowie Stunden und Kilometer melden. Die Kanzlei kann das Portal in ihrem eigenen Erscheinungsbild zeigen und sieht ein Aktivitätsprotokoll. Eine Vollmacht für die Kanzlei kann der Mandant im Portal unterzeichnen. Eine Vollmacht bei Logius bleibt Handarbeit des Mandanten.
Das Mandantenportal ist ein zubuchbares Modul, das derzeit noch nicht im Menü der App steht. Möchten Sie das Modul nutzen, nehmen Sie bitte Kontakt auf; die Beträge der zubuchbaren Module stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Ist eine Zustimmung im Mandantenportal eine Feststellung des Jahresabschlusses?
Nein. Die Zustimmung hält fest, dass der Mandant dem Entwurf zustimmt. Die Feststellung ist ein Beschluss des zuständigen Organs, bei einer BV der Gesellschafterversammlung (Art. 2:210 Abs. 3 BW), den Sie gesondert festhalten.
Ist die elektronische Unterschrift im Portal rechtsgültig?
Es ist eine einfache elektronische Unterschrift. Sie hat dieselben Rechtsfolgen wie eine handschriftliche Unterschrift, wenn die Methode im Hinblick auf den Zweck ausreichend zuverlässig ist (Art. 3:15a BW). Wo eine qualifizierte Signatur verlangt wird, genügt sie nicht.
Kann mein Mandant selbst Dokumente hochladen?
Ja. Der Mandant lädt Unterlagen nach Kategorie hoch, und die Kanzlei sieht pro Unterlage, ob sie schon verarbeitet ist.
Sieht der Mandant die ganze Umgebung der Kanzlei?
Nein. Ein Portalnutzer gelangt nur in das Mandantenportal und sieht nur die Unternehmen, für die er eingeladen wurde.
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