Review des Jahresabschlusses: das Vier-Augen-Prinzip in der Kanzlei

Die kurze Antwort

Eine Review nach dem Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass jemand anderes als der Ersteller den Entwurf beurteilt, bevor er zum Mandanten geht. Gute Software hält fest, wer erstellt, wer geprüft und was freigegeben hat. In Jaarrekening.io sind Ersteller, Prüfer und Genehmiger eigene Rollen, und die Datenbank erzwingt, wer welchen Schritt ausführen darf.

Warum ein zweites Paar Augen

Wer einen Jahresabschluss selbst aufgebaut hat, sieht seine eigenen Fehler am schlechtesten. Ein Kollege, der die Akte unvoreingenommen liest, findet die Abstimmung, die nicht stimmt, oder den Anhang, der nicht mehr zu den Zahlen passt.

Für Accountants ergibt sich aus den Berufsregeln eine Form der Qualitätssicherung. Berufsverbände von Buchhaltungsbüros kennen vergleichbare Vorschriften, etwa die Vorschrift zur Qualitätssicherung der NOAB. Wie umfangreich die Review ist, bestimmt Ihre Kanzlei pro Auftrag.

Worauf ein Reviewer in jeder Akte achtet

• Stimmt das Eigenkapital mit dem Vorjahr überein, mit Ergebnis und Ausschüttungen als Differenz?
• Sind die Vergleichszahlen angegeben und, wo nötig, angepasst und erläutert (Art. 2:363 Abs. 5 BW)?
• Stimmt die Größenklasse, und ergeben sich die Befreiungen daraus?
• Passen die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden zu den Posten, und wurden sie stetig angewendet?
• Wurden Unternehmensfortführung und Ereignisse nach dem Bilanzstichtag mit dem Mandanten besprochen?
• Stimmen die Beträge im Text des Anhangs mit den Zahlen überein?

Die Rollen in Jaarrekening.io

Diese Rechte sind mehr als eine Schaltfläche auf dem Bildschirm. Die Datenbank verweigert das Einreichen, Beurteilen oder Freigeben durch eine Rolle, die dazu nicht befugt ist. Ein Administrator darf alles; halten Sie diese Rolle daher klein, wenn Sie die Trennung zwischen Aufstellen und Freigeben wahren wollen.

Was stimmen muss, bevor das Geschäftsjahr intern freigegeben ist

Nur ein Administrator oder Genehmiger kann das Geschäftsjahr intern freigeben, und nur wenn:

• das Geschäftsjahr abgerechnet ist;
• die Beurteilung des Rechnungslegungsregimes festgesetzt ist;
• die Summen- und Saldenliste validiert ist;
• die verpflichtenden Abschnitte des Anhangs und, wo erforderlich, der Lagebericht freigegeben sind.

Die Freigabe ist eine interne Tatsache in der Akte. Die Plattform weist selbst darauf hin: Das ist kein Feststellungsbeschluss und erfasst keine Hinterlegung. Aufstellen und Unterzeichnen tut die Geschäftsführung. Feststellen tut das nach Gesetz und Satzung zuständige Organ: bei einer BV oder NV die Gesellschafterversammlung, bei einer Stiftung nicht selbstverständlich.

Anmerkungen, Versionen und Audit-Trail

Zu jedem Abschnitt des Jahresabschlusses kann ein Prüfer Anmerkungen setzen, die der Ersteller bearbeitet und schließt. Die Summen- und Saldenliste hat einen Versionsverlauf, sodass sichtbar bleibt, auf welchen Zahlen der Entwurf beruht.

Änderungen an Unternehmen, Geschäftsjahren, Summen- und Saldenlisten, festgesetzten Zahlen, Offenlegungsfassungen und Teammitgliedern werden mit Autor und Zeitpunkt in einem Audit-Trail festgehalten. Eine eigene Ansicht, um diesen Audit-Trail pro Akte einzusehen, haben Kanzleinutzer derzeit nicht. Eine wortweise Darstellung von Textänderungen, wie die Änderungsverfolgung in einer Textverarbeitung, gibt es ebenfalls nicht.

Muss ein bereits hinterlegter Jahresabschluss korrigiert werden, ist das ein eigenes Verfahren außerhalb der Review; siehe hinterlegten Jahresabschluss korrigieren.

Review pro Auftrag in der Mandantenverwaltung

Im Modul Mandantenverwaltung hat jeder Auftrag eine Status-Pipeline: offen, Unterlagen angefordert, in Bearbeitung, Review (Vier-Augen-Prinzip), Freigabe durch den Mandanten, eingereicht und abgeschlossen. Bei der Review hält der Reviewer Feststellungen mit ihrem Schweregrad fest und gibt frei oder lehnt ab. Der Reviewer darf nicht diejenige Person sein, die die Arbeit ausgeführt hat.

Die Auftragsreview gehört zur Mandantenverwaltung und ist daher erst nutzbar, wenn dieses Modul für Ihre Kanzlei eingeschaltet ist; im Menü der App steht sie noch nicht. Die Rollen und die Abschnittsfreigabe im Jahresabschluss selbst funktionieren ohne dieses Modul. Möchten Sie das Modul nutzen, nehmen Sie bitte Kontakt auf; die Beträge der zubuchbaren Module stehen auf der Preisseite.

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