Revue des comptes annuels : le principe des quatre yeux au cabinet
Avec le principe des quatre yeux, un deuxième collaborateur apprécie le projet avant que le client ne le voie. Jaarrekening.io sépare préparateur, vérificateur et approbateur en rôles distincts.
La réponse courte
Une revue selon le principe des quatre yeux signifie que quelqu'un d'autre que le préparateur apprécie le projet avant qu'il ne parte chez le client. Un bon logiciel consigne qui a préparé, qui a vérifié et ce qui a été approuvé. Dans Jaarrekening.io, préparateur, vérificateur et approbateur sont des rôles distincts, et la base de données impose qui peut franchir quelle étape.
Pourquoi une deuxième paire d'yeux
Celui qui a construit lui-même des comptes annuels voit le moins bien ses propres erreurs. Un collègue qui lit le dossier à froid trouve le rapprochement qui ne tient pas ou l'annexe qui ne correspond plus aux chiffres.
Pour les accountants, une forme de maîtrise de la qualité découle des règles professionnelles. Les organisations professionnelles des cabinets de tenue de comptes connaissent des prescriptions comparables, comme la prescription de maîtrise de la qualité de la NOAB. L'ampleur de la revue, c'est votre cabinet qui la détermine pour chaque mission.
Ce qu'un réviseur regarde dans chaque dossier
- Les capitaux propres se rapprochent-ils de l'an dernier, avec le résultat et les distributions comme écart ?
- Les chiffres comparatifs sont-ils indiqués et, si nécessaire, retraités et expliqués (art. 2:363, al. 5 BW) ?
- La catégorie de taille est-elle correcte, et les exemptions en découlent-elles ?
- Les principes comptables correspondent-ils aux postes, et ont-ils été appliqués de façon constante ?
- La continuité d'exploitation et les événements postérieurs à la clôture ont-ils été discutés avec le client ?
- Les montants figurant dans le texte de l'annexe correspondent-ils aux chiffres ?
Les rôles dans Jaarrekening.io
| Rôle | Ce que le rôle peut faire |
|---|---|
| Administrateur | Accès complet à toutes les fonctions et aux paramètres. |
| Préparateur | Établir et modifier les comptes annuels, et soumettre des sections à l'appréciation. |
| Vérificateur | Vérifier, placer des remarques, approuver des sections ou demander des modifications. |
| Approbateur | Donner les approbations définitives, dont l'approbation interne de l'exercice. |
| Client | Téléverser des documents et répondre aux questions. |
Ces droits sont plus qu'un bouton à l'écran. La base de données refuse la soumission, l'appréciation ou l'approbation par un rôle qui n'y est pas habilité. Un administrateur peut tout faire ; gardez donc ce rôle restreint si vous voulez préserver la séparation entre établir et approuver.
Ce qui doit être en ordre avant l'approbation interne de l'exercice
Seul un administrateur ou un approbateur peut approuver l'exercice en interne, et seulement si :
- l'exercice est réglé ;
- l'appréciation du régime d'information financière est figée ;
- la balance générale est validée ;
- les sections obligatoires de l'annexe et, lorsqu'il est requis, le rapport de gestion sont approuvés.
L'approbation est un fait interne du dossier. La plateforme le dit aussi : ce n'est pas une décision d'approbation des comptes et elle n'enregistre aucun dépôt. Établir et signer revient à la direction. Approuver revient à l'organe compétent selon la loi et les statuts : pour une BV ou une NV l'assemblée générale, pour une fondation pas forcément.
Remarques, versions et piste d'audit
Pour chaque section des comptes annuels, un vérificateur peut placer des remarques, que le préparateur traite et clôt. La balance générale a un historique de versions, de sorte qu'on voit toujours sur quels chiffres repose le projet.
Les modifications apportées aux entités, exercices, balances générales, chiffres figés, versions de publication et membres de l'équipe sont consignées avec l'auteur et l'heure dans une piste d'audit. Un écran dédié pour consulter cette piste d'audit par dossier n'est actuellement pas à la disposition des utilisateurs du cabinet. Un affichage mot par mot des modifications de texte, comme le suivi des modifications d'un traitement de texte, n'existe pas non plus.
Si des comptes annuels déjà déposés doivent être corrigés, c'est une procédure à part, en dehors de la revue ; voir corriger des comptes annuels déposés.
Revue par mission dans la Gestion des clients
Dans le module Gestion des clients, chaque mission a un circuit de statuts : ouverte, pièces demandées, en cours, revue (quatre yeux), approbation du client, transmise et terminée. Lors de la revue, le réviseur consigne des constats avec leur gravité et approuve ou rejette. Le réviseur ne peut pas être la personne qui a exécuté le travail.
La revue de mission relève de la Gestion des clients et n'est donc utilisable que lorsque ce module est activé pour votre cabinet ; elle ne figure pas encore dans le menu de l'application. Les rôles et l'approbation par section dans les comptes annuels eux-mêmes fonctionnent sans ce module. Si vous souhaitez l'utiliser, contactez-nous ; les montants des modules à ajouter figurent sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le principe des quatre yeux pour les comptes annuels ?
Le principe selon lequel un deuxième collaborateur indépendant apprécie le projet avant qu'il ne parte chez le client. On trouve ainsi des erreurs que le préparateur ne voit pas lui-même.
Un préparateur peut-il approuver son propre travail ?
Pas en tant que préparateur : l'approbation est réservée au vérificateur, à l'approbateur et à l'administrateur. Un administrateur peut tout faire, attribuez donc ce rôle de façon réfléchie.
L'approbation interne est-elle la même chose que l'approbation des comptes (vaststelling) ?
Non. L'approbation interne est un fait du dossier du cabinet. L'approbation des comptes revient à l'organe compétent du client : pour une BV l'assemblée générale (art. 2:210, al. 3 BW), pour une fondation l'organe désigné par les statuts (art. 2:300, al. 3 BW).
Enregistre-t-on qui a modifié quoi ?
Oui, avec l'auteur et l'heure dans une piste d'audit. Un écran dédié pour consulter cette piste d'audit par dossier n'existe pas encore pour les utilisateurs du cabinet.
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