Gestion des clients pour le cabinet : dossier, missions, heures et procurations
La gestion des clients regroupe le côté cabinet du travail annuel : dossier client, enregistrement Wwft, missions, échéances, heures, honoraires et procurations. Développé, pas encore dans le menu.
La réponse courte
La gestion des clients est le module pour le côté cabinet du travail annuel. Vous enregistrez le dossier de chaque client, y compris les données Wwft (loi néerlandaise anti-blanchiment), gérez les missions avec un programme de travail et surveillez les échéances. Les heures, les honoraires et les procurations sont suivis dans le même environnement. Le module ne crée pas de factures.
Le module est développé, mais ne figure actuellement pas encore dans le menu de l'application. Si vous souhaitez l'utiliser, contactez-nous ; les montants des modules à ajouter figurent sur la page des tarifs.
Le dossier client
- Données de base avec numéro KVK et de TVA, coordonnées et lien avec l'entité dans Jaarrekening.io. Vous importez les clients en une seule fois depuis un fichier CSV ; les doublons sont ignorés.
- Un accord d'honoraires par client : taux horaire, prix fixe ou une combinaison.
- Notes par type : note, appel téléphonique, réunion, décision et tâche.
- Transfert d'un client à un collègue et fin de la relation avec les durées de conservation correspondantes.
- Un PDF « état d'avancement » par client.
Enregistrement Wwft
Les conseillers fiscaux, les accountants externes et toute personne exerçant de manière indépendante des activités comparables, comme les cabinets de tenue de comptes, relèvent de la Wwft (art. 1a, al. 4 Wwft) et effectuent un examen de la clientèle (art. 3 Wwft). Ils consignent les documents et données utilisés de manière consultable (art. 33 Wwft) ; voir la Wwft sur wetten.overheid.nl. Dans le dossier, vous consignez l'identification, les bénéficiaires effectifs, le statut PPE, le profil de risque et la décision d'acceptation, avec une durée de conservation de cinq ans. L'examen lui-même reste le travail de votre cabinet ; le module conserve le résultat.
Missions et programme de travail
Une mission est des comptes annuels, un dépôt, une tenue de comptes ou autre. Chaque mission passe par les mêmes statuts : ouverte, pièces demandées, en cours, revue (quatre yeux), approbation du client, transmise et terminée. Un seul bouton crée, pour chaque client actif, une mission de comptes annuels et une mission de dépôt pour l'année.
Chaque type de mission a son programme de travail. Pour des comptes annuels, il comprend notamment : lettre de mission signée, pièces demandées et reçues, banque et caisse rapprochées, TVA et salaires rapprochés, immobilisations, contrôles de clôture, comptes annuels compilés, revue, entretien avec le client et dépôt. L'étape « lettre de mission signée » est une case à cocher ; vous créez la lettre avec le modèle dans les documents.
Heures et honoraires
| Élément | Ce qui existe | Ce qui n'existe pas |
|---|---|---|
| Heures | Saisie manuelle en minutes par client, avec une case facturable et un taux horaire ; totaux des heures facturables et leur valeur. | Un chronomètre ou un suivi automatique du temps. |
| Honoraires | Lignes par type : honoraires, heures, débours, remise et autre. Un prix mensuel fixe et les heures facturables du mois sont comptabilisés comme lignes. | Créer et envoyer des factures ; travaux en cours. |
| Facturation | Propositions de facture en export CSV ; vous marquez les lignes comme facturées. | La facture elle-même : vous la créez dans la comptabilité propre du cabinet. |
Les honoraires sont libres. Le module ne calcule pas de barèmes pour vous.
Procurations
Le registre des procurations connaît cinq types : mandat d'intermédiaire pour les déclarations, messages de service avis d'imposition (SBA), dépôt auprès de la KVK, mandat de prélèvement SEPA et autre. Pour chaque procuration, vous consignez la période de validité, une référence et l'étendue. Soixante jours avant l'expiration d'une procuration, un signal apparaît.
Le registre est un aperçu. Il n'est pas relié à Logius ni à eHerkenning, et demander ou retirer un mandat se fait en dehors du module.
Échéances, modèles de courriel et équipe
Le suivi des échéances regroupe les échéances d'établissement et de dépôt de tous les clients dans un seul aperçu, avec des échéances personnalisées, un filtre par collaborateur et un export vers l'agenda. Vous en saurez plus sous planification des travaux annuels.
Les modèles de courriel remplissent des variables comme le nom et l'exercice et ouvrent votre propre messagerie ; le module n'envoie rien lui-même. Dans les paramètres, vous gérez l'équipe et adaptez les profils fiscaux de plusieurs clients à la fois.
Questions fréquentes
La gestion des clients est-elle un logiciel complet de gestion de cabinet ?
Non. Le module couvre le dossier, l'enregistrement Wwft, les missions, les échéances, les heures, les honoraires et les procurations. La facturation, un chronomètre et les travaux en cours manquent.
Puis-je enregistrer les heures avec un chronomètre ?
Non. Vous saisissez les heures manuellement, en minutes, par client et éventuellement par mission, avec une case à cocher pour facturable.
Le module crée-t-il des factures ?
Non. Le module crée des propositions de facture que vous exportez en CSV. La facture elle-même, vous la créez dans la comptabilité de votre cabinet.
Le module réalise-t-il la vigilance Wwft à l'égard de la clientèle ?
Non. Le module enregistre le résultat de l'examen, comme l'identification, les bénéficiaires effectifs, le statut PPE et le profil de risque. L'examen et la décision d'acceptation restent du ressort de votre cabinet.
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