Portail client pour les travaux annuels : questionnaire, pièces et accord
Un portail client sort la transmission de la boîte mail : le client répond au questionnaire, téléverse des pièces et donne son accord. Cet accord est un fait du dossier, pas une approbation des comptes.
La réponse courte
Un portail client pour les travaux annuels fait trois choses : demander des informations avec un questionnaire fixe, recevoir des pièces de façon structurée et consigner l'accord du client. Dans Jaarrekening.io, c'est le module Portail client. Il est développé, mais ne figure pas encore dans le menu de l'application ; l'utilisation est possible sur demande.
Le questionnaire de clôture annuelle
Le portail connaît trois ensembles de questions fixes : un ensemble court de trois questions, un ensemble par période de TVA et un ensemble pour la clôture annuelle. L'ensemble annuel contient les questions de période plus des questions propres aux travaux annuels.
Questions à la clôture annuelle
Valeur des stocks au 31 décembre ; missions non terminées ou non facturées au 31 décembre ; prélèvements et apports privés (pour entreprise individuelle, vof et maatschap) ; frais professionnels payés à titre privé ; le critère des 1.225 heures pour les entrepreneurs à l'impôt sur le revenu.
Questions par période
Usage privé d'une voiture de société ; usage privé de biens et de services ; acquisitions supérieures à € 450 hors TVA ; actifs professionnels vendus ; changements de personnel ; factures irrécouvrables ; opérations avec l'étranger ; subventions reçues ; le solde de caisse ; et une question ouverte.
Un questionnaire fixe présente un avantage sur un courriel : chaque réponse arrive au même endroit, chez le même client et la même année. Cela simplifie la constitution du dossier et accélère la revue.
Demander et recevoir des pièces
- Le cabinet crée une tâche : une question ou un document demandé. Le client en reçoit un courriel.
- Le client téléverse des pièces dans sept catégories. Le cabinet voit pour chaque pièce si elle est nouvelle ou traitée.
- Par année, le cabinet télécharge toutes les pièces dans un seul fichier zip.
- Un utilisateur du portail n'accède qu'au portail client, et uniquement aux entités pour lesquelles il a été invité.
Le client est invité par courriel avec le rôle Client. Le cabinet détermine pour chaque entité qui a accès.
Accord et signature : ce que c'est juridiquement
Via le portail, le cabinet demande au client son accord sur une feuille de travail de déclaration, une paie ou les comptes annuels. Le client répond par accord ou refus. Cette réponse est un fait du dossier, pas un dépôt. Pour des comptes annuels, le cabinet indique dans la demande le total du bilan, les capitaux propres et le résultat ; ces montants, le cabinet les saisit lui-même. Il peut aussi créer en PDF un projet de décision d'approbation.
Un accord dans le portail n'est pas la même chose qu'établir ou approuver. La direction établit les comptes annuels et les signe. L'organe compétent selon la loi et les statuts les approuve ; pour une fondation, ce n'est pas forcément une assemblée générale. Pour la décision d'approbation des associés d'une BV, il existe un modèle de décision des associés.
Les documents dans le portail peuvent être signés par une signature électronique simple, avec une trace de qui, quand et quel fichier (via une empreinte SHA-256). Ce n'est pas une signature qualifiée. Une signature électronique a les mêmes effets juridiques qu'une signature manuscrite si la méthode est suffisamment fiable au regard de son objet (art. 3:15a BW).
Ce que le client peut faire d'autre
Si le cabinet l'active pour chaque entité, le client peut aussi créer des factures dans le portail et transmettre heures et kilomètres. Le cabinet peut afficher le portail à ses propres couleurs et voit un journal d'activité. Le client peut signer dans le portail un mandat pour le cabinet. Un mandat auprès de Logius reste un travail manuel du client.
Le Portail client est un module à ajouter, qui ne figure actuellement pas encore dans le menu de l'application. Si vous souhaitez l'utiliser, contactez-nous ; les montants des modules à ajouter figurent sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Un accord dans le portail client vaut-il approbation des comptes annuels ?
Non. L'accord consigne que le client approuve le projet. L'approbation est une décision de l'organe compétent, pour une BV l'assemblée générale (art. 2:210, al. 3 BW), que vous consignez séparément.
La signature électronique dans le portail est-elle juridiquement valable ?
C'est une signature électronique simple. Elle a les mêmes effets juridiques qu'une signature manuscrite si la méthode est suffisamment fiable au regard de son objet (art. 3:15a BW). Lorsqu'une signature qualifiée est exigée, elle ne suffit pas.
Mon client peut-il téléverser lui-même des documents ?
Oui. Le client téléverse les pièces par catégorie, et le cabinet voit pour chaque pièce si elle a déjà été traitée.
Le client voit-il tout l'environnement du cabinet ?
Non. Un utilisateur du portail n'accède qu'au portail client et ne voit que les entités pour lesquelles il a été invité.
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