Kann eine Subvention trotzdem einen Accountant zur Pflicht machen?

Die kurze Antwort

Ja. Subventionsbedingungen können ein Accountant-Produkt verlangen, auch ohne gesetzliche Prüfung des Jahresabschlusses. Lesen Sie Bescheid und Protokoll.

Grundlage: Art. 2:393 BW; Subventionsbescheid und anwendbares Prüfungsprotokoll

Welches Prüfungsprotokoll gehört zur Subvention?

Keine gesetzliche Prüfungspflicht für den Jahresabschluss bedeutet nicht, dass bei jeder Subvention auf einen Accountant-Vermerk verzichtet werden kann. Eine Subventionsregelung kann eigene Anforderungen an den Verwendungsnachweis stellen. Diese Anforderungen können sich auf Projektkosten statt auf den gesamten Jahresabschluss beziehen. Prüfen Sie daher zuerst, was genau untersucht und geliefert werden muss.

Lesen Sie Bescheid, Regelung und das anwendbare Prüfungsprotokoll zusammen. Notieren Sie Zeitraum, Kostenarten, Einreichungsdatum und das verlangte Accountant-Produkt. RVO (die niederländische Unternehmensagentur) beschreibt für bestimmte Projektsubventionen einen Prüfungsvermerk bei der Festsetzung; die Bedingungen sind an die jeweilige Regelung und ihren Umfang gekoppelt. Übernehmen Sie eine solche Grenze nicht als allgemeine Regel für alle Subventionen. Kommunale, europäische und andere Regelungen können anders ausgestaltet sein. Bitten Sie den Subventionsgeber um Klarstellung, wenn Bescheid und eine allgemeine Webseite nicht denselben Eindruck vermitteln. Bewahren Sie die Antwort in Ihrer Projektakte auf und teilen Sie sie dem Accountant mit.

Welche Projektdaten werden untersucht?

Eine Prüfung von Projektausgaben kann andere Nachweise verlangen als der Jahresabschluss. Denken Sie an Stundennachweise, Rechnungen, Zahlungen, Vergabeunterlagen oder den Nachweis, dass Aktivitäten tatsächlich durchgeführt wurden. Richten Sie die Buchhaltung deshalb zu Projektbeginn entsprechend ein. Fehlende Stundennachweise nachträglich zu rekonstruieren kann schwierig sein und liefert nicht automatisch ausreichende Nachweise. Lassen Sie den Accountant vorab das Protokoll und die Aufzeichnungen ansehen, die er voraussichtlich benötigt. Das ist keine vorherige Genehmigung aller Kosten, hilft aber zu vermeiden, dass Sie am Ende feststellen, dass wesentliche Informationen nicht aufbewahrt wurden.

Art. 2:393 BW regelt die gesetzliche Prüfung des Jahresabschlusses. Eine Subventionsprüfung ist ein gesonderter Auftrag, der nicht automatisch durch einen bestehenden Vermerk zum Jahresabschluss abgedeckt wird. Umgekehrt ersetzt ein Vermerk zu einer Projektabrechnung nicht eine gesetzliche Prüfung des gesamten Jahresabschlusses, wenn diese erforderlich ist. Fragen Sie daher nach dem genauen Prüfungsgegenstand, der Berichterstattung und dem Verteilerkreis. Auch eine Erstellungsbescheinigung darf nicht ohne Zustimmung an die Stelle eines verlangten Bestätigungsvermerks treten. Lassen Sie sich vom Accountant bestätigen, dass das verlangte Produkt zum Protokoll und zu den Bedingungen des Subventionsgebers passt.

Wie unterscheidet sich das von der Prüfung des Jahresabschlusses?

Nehmen Sie Kosten und Planung dieses Auftrags in Ihr Projektbudget auf, soweit die Regelung das zulässt. Fragen Sie vorab, wie zusätzliche Untersuchungen oder unvollständige Unterlagen behandelt werden. Stimmen Sie die Subventionsabrechnung mit der Verarbeitung im Jahresabschluss ab, damit erhaltene Vorschüsse, verwendete Mittel und etwaige Rückzahlungsverpflichtungen nachvollziehbar sind. Bewahren Sie den eingereichten Nachweis und die Empfangsbestätigung neben dem endgültigen Bescheid auf. Die richtige Wahl ist nicht automatisch, eine umfangreiche Prüfung des Jahresabschlusses zu bestellen, sondern die konkret verlangte Untersuchung zu organisieren. So erfüllen Sie die Subventionsbedingungen gezielter und vermeiden, für einen Vermerk zu zahlen, den der Empfänger nicht akzeptiert.

Quellen

• RVO: Prüfungsvermerk bei Subventionen
• NBA: Der Accountant erklärt

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