Une subvention peut-elle quand même imposer un expert-comptable ?
Oui. Les conditions d'une subvention peuvent exiger un produit d'expert-comptable, même sans audit légal des comptes annuels. Lisez la décision et le protocole.
La réponse courte
Oui. Les conditions d'une subvention peuvent exiger un produit d'expert-comptable, même sans audit légal des comptes annuels. Lisez la décision et le protocole.
Fondement : art. 2:393 BW ; décision de subvention et protocole de contrôle applicable
Quel protocole de contrôle accompagne la subvention ?
L'absence d'obligation d'audit légal des comptes annuels ne signifie pas qu'une attestation d'expert-comptable puisse être omise pour toute subvention. Un dispositif de subvention peut fixer ses propres exigences de justification. Ces exigences peuvent porter sur les coûts du projet plutôt que sur l'ensemble des comptes annuels. Vérifiez donc d'abord ce qui doit exactement être examiné et remis.
Lisez ensemble la décision, le dispositif et le protocole de contrôle applicable. Notez la période, les catégories de coûts, la date de dépôt et le produit d'expert-comptable exigé. Pour certaines subventions de projet, la RVO (l'agence néerlandaise des entreprises) décrit un rapport d'audit lors de la détermination définitive ; les conditions sont liées au dispositif concerné et à son ampleur. Ne reprenez pas un tel seuil comme règle générale pour toutes les subventions. Les dispositifs communaux, européens et autres peuvent être organisés différemment. Demandez des précisions à l'organisme qui octroie la subvention lorsque la décision et une page web générale ne donnent pas la même impression. Conservez la réponse dans votre dossier de projet et partagez-la avec l'expert-comptable.
Quelles données du projet sont examinées ?
Un contrôle des dépenses du projet peut exiger d'autres preuves que les comptes annuels. Pensez aux relevés d'heures, factures, paiements, documents de marchés ou preuves que les activités ont réellement été réalisées. Organisez donc la comptabilité dès le début du projet. Reconstituer après coup des relevés d'heures manquants peut être difficile et ne fournit pas automatiquement des preuves suffisantes. Faites examiner à l'avance le protocole par l'expert-comptable, ainsi que les enregistrements dont il pense avoir besoin. Ce n'est pas une approbation préalable de tous les coûts, mais cela évite de découvrir à la fin que des informations essentielles n'ont pas été conservées.
L'art. 2:393 BW régit l'audit légal des comptes annuels. Un contrôle de subvention est une mission distincte, qui n'est pas automatiquement couverte par un rapport existant sur les comptes annuels. Inversement, un rapport sur une déclaration de projet ne remplace pas un audit légal de l'ensemble des comptes annuels lorsqu'il est requis. Interrogez donc sur l'objet exact du contrôle, le rapport et le cercle de diffusion. Un rapport de compilation ne peut pas non plus, sans autorisation, tenir lieu de rapport d'audit exigé. Faites confirmer par l'expert-comptable que le produit demandé correspond au protocole et aux conditions de l'organisme.
En quoi cela diffère-t-il de l'audit des comptes annuels ?
Intégrez les coûts et le planning de cette mission dans votre budget de projet, dans la mesure où le dispositif le permet. Demandez à l'avance comment sont traités les examens supplémentaires ou les pièces incomplètes. Alignez le décompte de la subvention sur le traitement dans les comptes annuels, afin que les avances reçues, les fonds dépensés et les éventuelles obligations de remboursement soient compréhensibles. Conservez la justification déposée et l'accusé de réception à côté de la décision définitive. Le bon choix n'est pas automatiquement de commander un audit étendu des comptes annuels, mais d'organiser l'examen spécifiquement exigé. Vous répondez ainsi plus précisément aux conditions de la subvention et évitez de payer pour une attestation que le destinataire n'accepte pas.
Sources
Questions fréquentes
Le contrôle de la subvention disparaît-il pour une petite BV ?
Pas automatiquement. La décision et le dispositif peuvent exiger une mission distincte d'expert-comptable.
S'agit-il toujours de l'ensemble des comptes annuels ?
Non. Un contrôle de subvention peut porter spécifiquement sur les coûts du projet et les conditions.
Quand organisez-vous l'expert-comptable ?
Lisez tôt le protocole de contrôle, afin que les preuves et le planning pendant le projet y correspondent.
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