Het korte antwoord
Ja, met voldoende onderbouwing van kosten en verplichtingen. De ontvangstdatum van de factuur bepaalt niet alleen bij welk jaar kosten horen.
Grondslag: art. 2:384 lid 2 en 2:395a lid 3 BW
Welke verplichtingen bestaan al op balansdatum?
Een jaarrekening kan worden opgesteld voordat iedere factuur fysiek is ontvangen. U moet wel beoordelen welke prestaties en verplichtingen bij het boekjaar horen. Een leverancier die in januari factureert voor werkzaamheden in december, kan dus relevant zijn voor de jaarafsluiting. Wachten op de factuur is niet altijd de enige juiste verwerking.
Maak een overzicht van geleverde diensten en goederen waarvoor nog geen factuur is geboekt. Gebruik contracten, opdrachtbevestigingen, urenstaten en correspondentie om het bedrag te onderbouwen. Denk aan accountant, energie, ingehuurde arbeid en onderhoud. Maak onderscheid tussen werkelijk geleverde prestaties en kosten die uitsluitend voor het volgende jaar zijn gepland. Een toekomstige wens is geen bestaande schuld. Controleer ook of bedragen al via een andere rekening zijn verwerkt. Zonder deze controle kan dezelfde last zowel in een reservering als in een later ontvangen factuur terechtkomen.
Hoe schat u ontbrekende facturen?
Art. 2:384 lid 2 BW is relevant voor verplichtingen die hun oorsprong vóór het einde van het boekjaar vinden en vóór het opmaken bekend worden. De toepasselijke grondslagen en eventuele vereenvoudigingen bepalen de concrete verwerking. Het microregime kent bijvoorbeeld een specifieke mogelijkheid rond bepaalde overlopende posten; pas die niet stilzwijgend of selectief toe. Leg de gekozen behandeling vast en wees consequent. Bij een bekend bedrag voor ontvangen diensten kan een nog te betalen post passend zijn. Bij grotere onzekerheid moet worden beoordeeld of een andere categorie of toelichting nodig is.
Behandel de btw afzonderlijk. Een geschatte kostenpost betekent niet automatisch dat de btw al als voorbelasting mag worden afgetrokken. De Belastingdienst stelt eisen aan aftrek, waaronder in beginsel het bezit van een geschikte factuur en gebruik voor belaste activiteiten. Controleer de concrete situatie en eventuele uitzonderingen. Vraag de leverancier zo mogelijk om een specificatie of tijdige factuur. Leg bij een schatting uit welke bedragen inclusief of exclusief btw zijn gebruikt. Daarmee voorkomt u dat de jaarrekeningberekening en de btw-aangifte ongemerkt op verschillende, niet-onderbouwde uitgangspunten berusten.
Wanneer verwerkt u de btw?
Controleer na ontvangst van de factuur of de schatting aansluit en boek de eerder opgenomen post af tegen de juiste kostenverwerking. Verschillen kunnen aanvullende beoordeling vragen, zeker als zij materieel zijn of informatie geven over de toestand op balansdatum. Bewaar daarom een lijst van openstaande schattingen met een verantwoordelijke en controledatum. Dat maakt zichtbaar welke posten later nog moeten worden opgevolgd. Sluit geen boekjaar af met willekeurige ronde bedragen alleen om snel klaar te zijn. Een onderbouwde schatting kan bruikbaar zijn; een niet verklaarde sluitpost maakt het dossier juist moeilijker te beoordelen en vergroot de kans op dubbele kosten.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Moet elke factuur binnen zijn vóór afsluiting?
Nee. Bestaande verplichtingen kunnen met een onderbouwde schatting worden verwerkt.
Welk bewijs helpt bij de schatting?
Gebruik contracten, leveringsbewijzen of bevestigingen van uitgevoerde diensten.
Mag u btw op een schatting direct aftrekken?
Een kostenraming alleen voldoet niet automatisch aan de voorwaarden voor voorbelasting.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →