Klantportaal voor het jaarwerk: vragenlijst, stukken en akkoord

Het korte antwoord

Een klantportaal voor het jaarwerk doet drie dingen: informatie uitvragen met een vaste vragenlijst, stukken gestructureerd ontvangen en het akkoord van de cliënt vastleggen. In Jaarrekening.io is dat de module Klantportaal. Zij is gebouwd, maar staat nog niet in het menu van de app; gebruik is mogelijk op aanvraag.

De vragenlijst voor de jaarafsluiting

Het portaal kent drie vaste vragensets: een korte set van drie vragen, een set per btw-tijdvak en een set voor de jaarafsluiting. De jaarset bevat de tijdvakvragen plus vragen die alleen bij het jaarwerk horen.

Een vaste vragenlijst heeft één voordeel boven een e-mail: elk antwoord komt op dezelfde plek terecht, bij dezelfde cliënt en hetzelfde jaar. Dat maakt de dossiervorming eenvoudiger en de review sneller.

Stukken opvragen en ontvangen

• Het kantoor zet een taak uit: een vraag of een opgevraagd document. De cliënt krijgt daarvan een e-mail.
• De cliënt uploadt stukken in zeven categorieën. Het kantoor ziet per stuk of het nieuw of verwerkt is.
• Per jaar downloadt het kantoor alle stukken in één zip-bestand.
• Een portaalgebruiker komt alleen in het klantportaal terecht, en alleen bij de rechtspersonen waarvoor hij is uitgenodigd.

De cliënt wordt per e-mail uitgenodigd met de rol Cliënt. Het kantoor bepaalt per rechtspersoon wie toegang heeft.

Akkoord en ondertekening: wat het juridisch is

Via het portaal vraagt het kantoor de cliënt om akkoord op een aangiftewerkblad, een loonrun of de jaarrekening. De cliënt antwoordt met akkoord of niet akkoord. Dat antwoord is een dossierfeit, geen indiening. Bij een jaarrekening vermeldt het kantoor in het verzoek het balanstotaal, het eigen vermogen en het resultaat; die bedragen vult het kantoor zelf in. Daarnaast kan het een concept-vaststellingsbesluit als pdf aanmaken.

Een akkoord in het portaal is niet hetzelfde als opmaken of vaststellen. Het bestuur maakt de jaarrekening op en ondertekent haar. Het volgens de wet en statuten bevoegde orgaan stelt haar vast; bij een stichting is dat niet vanzelfsprekend een algemene vergadering. Voor het vaststellingsbesluit van de aandeelhouders van een BV is er een template voor het aandeelhoudersbesluit.

Documenten in het portaal kunnen worden ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening, met een spoor van wie, wanneer en welk bestand (via een SHA-256-vingerafdruk). Dat is geen gekwalificeerde handtekening. Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening als de methode voldoende betrouwbaar is gelet op het doel (art. 3:15a BW).

Wat de cliënt verder kan

Als het kantoor dat per rechtspersoon aanzet, kan de cliënt in het portaal ook facturen maken en uren en kilometers doorgeven. Het kantoor kan het portaal in de eigen huisstijl tonen en ziet een activiteitenlog. Een machtiging voor het kantoor kan de cliënt in het portaal ondertekenen. Een machtiging bij Logius blijft handwerk van de cliënt.

Het Klantportaal is een bij te boeken module die op dit moment nog niet in het menu van de app staat. Wilt u de module gebruiken, neem dan contact op; de bedragen van de bij te boeken modules staan op de prijzenpagina.

Lees ook