Het korte antwoord
Een review volgens het vier-ogenprincipe betekent dat iemand anders dan de opsteller het concept beoordeelt voordat het naar de cliënt gaat. Goede software legt vast wie heeft opgesteld, wie heeft beoordeeld en wat is goedgekeurd. In Jaarrekening.io zijn opsteller, beoordelaar en goedkeurder aparte rollen, en de database dwingt af wie welke stap mag zetten.
Waarom een tweede paar ogen
Wie een jaarrekening zelf heeft opgebouwd, ziet zijn eigen fouten het slechtst. Een collega die het dossier koud leest, vindt de aansluiting die niet klopt of de toelichting die niet meer bij de cijfers past.
Voor accountants volgt een vorm van kwaliteitsbeheersing uit de beroepsregels. Brancheorganisaties van administratiekantoren kennen vergelijkbare voorschriften, zoals het voorschrift kwaliteitsbeheersing van de NOAB. Hoe zwaar de review is, bepaalt uw kantoor per opdracht.
Waar een reviewer in elk dossier naar kijkt
- Sluit het eigen vermogen aan op vorig jaar, met het resultaat en de uitkeringen als verschil?
- Zijn de vergelijkende cijfers vermeld en, waar nodig, herzien en toegelicht (art. 2:363 lid 5 BW)?
- Klopt de grootteklasse, en volgen de vrijstellingen daaruit?
- Passen de grondslagen bij de posten, en zijn ze bestendig toegepast?
- Zijn continuïteit en gebeurtenissen na balansdatum besproken met de cliënt?
- Kloppen de bedragen in de tekst van de toelichting met de cijfers?
De rollen in Jaarrekening.io
| Rol | Wat de rol mag |
|---|---|
| Beheerder | Volledige toegang tot alle functies en instellingen. |
| Opsteller | Jaarrekeningen opstellen en bewerken, en secties ter beoordeling aanbieden. |
| Beoordelaar | Beoordelen, opmerkingen plaatsen, secties goedkeuren of om wijzigingen vragen. |
| Goedkeurder | Definitieve goedkeuringen verlenen, waaronder de interne goedkeuring van het boekjaar. |
| Cliënt | Documenten uploaden en vragen beantwoorden. |
Die rechten zijn meer dan een knop in het scherm. De database weigert het indienen, beoordelen of goedkeuren door een rol die daartoe niet bevoegd is. Een beheerder mag alles; houd die rol daarom klein als u de scheiding tussen opstellen en goedkeuren wilt bewaken.
Wat moet kloppen voordat het boekjaar intern is goedgekeurd
Alleen een beheerder of goedkeurder kan het boekjaar intern goedkeuren, en alleen als:
- het boekjaar is afgerekend;
- de beoordeling van het verslaggevingsregime is vastgezet;
- de saldibalans is gevalideerd;
- de verplichte secties van de toelichting en, waar vereist, het bestuursverslag zijn goedgekeurd.
De goedkeuring is een intern dossierfeit. Het platform zegt dat er ook bij: dit is geen besluit tot vaststelling en registreert geen deponering. Opmaken en ondertekenen doet het bestuur. Vaststellen doet het orgaan dat volgens de wet en de statuten bevoegd is: bij een BV of NV de algemene vergadering, bij een stichting niet vanzelfsprekend.
Opmerkingen, versies en audit-trail
Bij elke sectie van de jaarrekening kan een beoordelaar opmerkingen plaatsen, die de opsteller afhandelt en sluit. De saldibalans heeft een versiegeschiedenis, zodat zichtbaar blijft op welke cijfers het concept rust.
Wijzigingen aan rechtspersonen, boekjaren, saldibalansen, vastgezette cijfers, publicatieversies en teamleden worden met auteur en tijdstip in een audit-trail vastgelegd. Een eigen scherm om die audit-trail per dossier in te zien, hebben kantoorgebruikers op dit moment niet. Een weergave van tekstwijzigingen per woord, zoals track changes in een tekstverwerker, is er ook niet.
Moet een al gedeponeerde jaarrekening worden gecorrigeerd, dan is dat een eigen traject buiten de review; zie gedeponeerde jaarrekening corrigeren.
Review per opdracht in Cliëntbeheer
In de module Cliëntbeheer heeft elke opdracht een statuspijplijn: open, stukken opgevraagd, in behandeling, review (vier ogen), goedkeuring cliënt, ingediend en afgerond. Bij de review legt de reviewer bevindingen vast met hun ernst en geeft akkoord of keurt af. De reviewer mag niet degene zijn die het werk heeft uitgevoerd.
De opdrachtreview hoort bij Cliëntbeheer en is dus pas bruikbaar als die module voor uw kantoor is aangezet; in het menu van de app staat zij nog niet. De rollen en de sectiegoedkeuring in de jaarrekening zelf werken zonder die module. Wilt u de module gebruiken, neem dan contact op; de bedragen van de bij te boeken modules staan op de prijzenpagina.
Veelgestelde vragen
Wat is het vier-ogenprincipe bij de jaarrekening?
Het principe dat een tweede, onafhankelijke medewerker het concept beoordeelt voordat het naar de cliënt gaat. Zo worden fouten gevonden die de opsteller zelf niet ziet.
Kan een opsteller zijn eigen werk goedkeuren?
Niet als opsteller: goedkeuren is voorbehouden aan de beoordelaar, de goedkeurder en de beheerder. Een beheerder mag alles, dus wijs die rol bewust toe.
Is de interne goedkeuring hetzelfde als de vaststelling?
Nee. De interne goedkeuring is een dossierfeit van het kantoor. Vaststellen doet het bevoegde orgaan van de cliënt: bij een BV de algemene vergadering (art. 2:210 lid 3 BW), bij een stichting het orgaan dat de statuten aanwijzen (art. 2:300 lid 3 BW).
Wordt vastgelegd wie wat heeft gewijzigd?
Ja, met auteur en tijdstip in een audit-trail. Een eigen scherm om die audit-trail per dossier te bekijken, is er voor kantoorgebruikers nog niet.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →