Het korte antwoord
Cliëntbeheer is de module voor de kantoorkant van het jaarwerk. U legt per cliënt het dossier vast, inclusief de Wwft-gegevens, beheert opdrachten met een werkprogramma en bewaakt termijnen. Uren, honoraria en volmachten houdt u in dezelfde omgeving bij. Facturen maakt de module niet.
De module is gebouwd, maar staat op dit moment nog niet in het menu van de app. Wilt u de module gebruiken, neem dan contact op; de bedragen van de bij te boeken modules staan op de prijzenpagina.
Het cliëntdossier
- Stamgegevens met KvK- en btw-nummer, contactgegevens en een koppeling aan de rechtspersoon in Jaarrekening.io. Cliënten importeert u in één keer uit een CSV-bestand; dubbele cliënten worden overgeslagen.
- Een honorariumafspraak per cliënt: uurtarief, vaste prijs of een combinatie.
- Notities per soort: notitie, telefoongesprek, bespreking, besluit en taak.
- Overdracht van een cliënt aan een collega, en beëindiging met de bewaartermijnen die daarbij horen.
- Een pdf 'stand van zaken' per cliënt.
Wwft-vastlegging
Belastingadviseurs, externe accountants en wie zelfstandig daarmee vergelijkbare werkzaamheden verricht, zoals administratiekantoren, vallen onder de Wwft (art. 1a lid 4 Wwft) en verrichten cliëntenonderzoek (art. 3 Wwft). Zij leggen de gebruikte documenten en gegevens op opvraagbare wijze vast (art. 33 Wwft); zie de Wwft op wetten.overheid.nl. In het dossier legt u identificatie, uiteindelijk belanghebbenden, PEP-status, risicoprofiel en de acceptatiebeslissing vast, met een bewaartermijn van vijf jaar. Het onderzoek zelf blijft werk van uw kantoor; de module bewaart de uitkomst.
Opdrachten en werkprogramma
Een opdracht is een jaarrekening, een deponering, administratie of overig. Elke opdracht doorloopt dezelfde statussen: open, stukken opgevraagd, in behandeling, review (vier ogen), goedkeuring cliënt, ingediend en afgerond. Met één knop maakt u voor elke actieve cliënt een jaarrekening- en een deponeringsopdracht voor het jaar aan.
Per opdrachtsoort hoort er een werkprogramma bij. Voor een jaarrekening zijn dat onder meer: opdrachtbevestiging getekend, stukken opgevraagd en ontvangen, bank en kas aangesloten, btw en loon aangesloten, vaste activa, afsluitcontroles, jaarrekening samengesteld, review, bespreking met de cliënt en deponering. De stap 'opdrachtbevestiging getekend' is een vinkje; de brief maakt u met het sjabloon in de documenten.
Uren en honoraria
| Onderdeel | Wat er is | Wat er niet is |
|---|---|---|
| Uren | Handmatige invoer in minuten per cliënt, met een vinkje declarabel en een uurtarief; totalen van declarabele uren en hun waarde. | Een timer of automatische tijdregistratie. |
| Honoraria | Posten per soort: honorarium, uren, verschotten, korting en overig. Een vaste maandprijs en de declarabele uren van de maand worden als posten geboekt. | Facturen maken en versturen; onderhanden werk. |
| Facturatie | Factuurvoorstellen als CSV-export; posten markeert u als gefactureerd. | De factuur zelf: die maakt u in de eigen boekhouding van het kantoor. |
Honoraria zijn vrije tarieven. De module rekent geen tarieftabellen voor u uit.
Volmachten
Het volmachtenregister kent vijf soorten: machtiging intermediair voor aangiften, serviceberichten aanslag (SBA), deponering KvK, SEPA-incassomachtiging en overig. Per volmacht legt u vast vanaf en tot wanneer zij geldt, een kenmerk en de omvang. Zestig dagen voordat een volmacht verloopt, verschijnt een signaal.
Het register is een overzicht. Het is niet gekoppeld aan Logius of eHerkenning, en een machtiging aanvragen of intrekken doet u buiten de module.
Termijnen, mailsjablonen en team
De termijnenbewaking zet de opmaak- en deponeringstermijnen van alle cliënten in één overzicht, met eigen termijnen, een filter per medewerker en een agenda-export. Meer daarover leest u bij jaarwerkplanning.
Mailsjablonen vullen variabelen zoals naam en boekjaar in en openen uw eigen mailprogramma; de module verstuurt zelf niets. In de instellingen beheert u het team en past u belastingprofielen van meerdere cliënten tegelijk aan.
Veelgestelde vragen
Is Cliëntbeheer een volledig praktijkmanagementpakket?
Nee. De module dekt dossier, Wwft-vastlegging, opdrachten, termijnen, uren, honoraria en volmachten. Facturatie, een urentimer en onderhanden werk ontbreken.
Kan ik uren met een timer registreren?
Nee. Uren voert u handmatig in, in minuten, per cliënt en eventueel per opdracht, met een vinkje voor declarabel.
Maakt de module facturen?
Nee. De module maakt factuurvoorstellen die u als CSV exporteert. De factuur zelf maakt u in de boekhouding van uw kantoor.
Doet de module het Wwft-cliëntenonderzoek?
Nee. De module legt de uitkomst van het onderzoek vast, zoals identificatie, uiteindelijk belanghebbenden, PEP-status en risicoprofiel. Het onderzoek en de acceptatiebeslissing blijven bij uw kantoor.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →