Jaarrekening in Excel of met software?
Excel mag: de wet stelt eisen aan de inhoud, niet aan het programma. Voor een micro-BV met een eenvoudige balans kan een spreadsheet volstaan als u de indeling kent. Software toetst de grootteklasse, stelt de jaarrekening op uit de saldibalans en maakt een publicatieversie en een XBRL-bestand als validatiekandidaat. Bij Jaarrekening.io is de eerste jaarrekening gratis.
Het korte antwoord
Excel mag: de wet stelt eisen aan de inhoud, niet aan het programma. Voor een micro-BV met een eenvoudige balans kan een spreadsheet volstaan als u de indeling kent. Software toetst de grootteklasse, stelt de jaarrekening op uit de saldibalans en maakt een publicatieversie en een XBRL-bestand als validatiekandidaat. Bij Jaarrekening.io is de eerste jaarrekening gratis.
Bijgewerkt op 26 oktober 2026
Excel en software naast elkaar
| Excel of een ander rekenblad | Jaarrekeningsoftware | |
|---|---|---|
| Indeling | U zet de posten zelf op volgens de modellen | De wettelijke posten per klasse liggen vast |
| Grootteklasse | U toetst zelf over twee balansdata, met de groepscijfers | Berekend uit uw cijfers |
| Toelichting | U moet weten wat uw klasse verplicht stelt | Vragen en concepten per klasse |
| Bedragen in de tekst | U legt de celverwijzingen zelf en houdt ze bij | Conceptteksten gebruiken de vastgelegde cijfers; na een latere wijziging werkt u de bedragen in de tekst bij |
| Vergelijkende cijfers | Een kolom die u zelf vult of aan vorig jaar koppelt | Overgenomen uit vorig jaar: KVK-deponering, pdf of saldibalans |
| Publicatieversie | Een tweede versie die u zelf inkort | Per klasse samengesteld |
| XBRL | Niet zonder aparte software; in het KVK-portaal voert u de cijfers zelf in | Validatiekandidaat voor elke klasse, voor boekjaren die in 2023 tot en met 2026 beginnen |
| Samenwerken | Gezamenlijk bewerken en versiegeschiedenis in de versies van Excel die dat ondersteunen | Rollen, opmerkingen en goedkeuring per sectie |
| Kosten | Geen extra licentie als u Excel al heeft; wel uw tijd | Bij Jaarrekening.io de eerste gratis, daarna per boekjaar |
Wanneer Excel volstaat
Een spreadsheet past bij een micro-BV zonder personeel, met een handvol balansposten en een bestuurder die de regels voor micro kent. Voor micro geldt het Besluit modellen jaarrekening niet (art. 1 lid 3 van het Besluit): wat er in de jaarrekening staat, bepalen art. 2:395a lid 3 tot en met 6 BW. Openbaar wordt alleen een beperkte balans met enkele vermeldingen eronder.
Wie zo'n BV heeft en in het KVK-portaal deponeert, typt de openbare cijfers daar toch in. Het rekenblad is dan vooral een werkpapier om tot die cijfers te komen. Een uitgeschreven model om over te nemen staat bij de jaarrekening template; wat de wet van een jaarrekening in Excel vraagt, staat bij mag ik de jaarrekening in Excel maken?
Waar een spreadsheet tekortschiet
- Vanaf klein is er een toelichting, met onder meer de grondslagen van waardering art. 2:384 lid 5 BW en, bij de schulden, de looptijd en de gegeven zekerheden art. 2:396 lid 3 BW. Een rekenblad vertelt u niet wat er ontbreekt.
- Bij een holding tellen de groepscijfers mee voor de grootteklasse. Wie alleen de eigen balans toetst, kiest gemakkelijk de verkeerde klasse.
- Bij een klassewissel verandert de inhoud van de jaarrekening, maar niet uw rekenblad.
- Bij middelgroot en groot wil de accountant elk bedrag kunnen herleiden. Een rekenblad waarin herkomst en correcties niet zijn vastgelegd, maakt dat werk trager.
- Bij correcties laat in het proces past u zonder doorlopende celverwijzingen hetzelfde bedrag op meerdere plekken aan: in de balans, de toelichting, de publicatieversie en het portaal.
Een balans die in Excel sluit, zegt nog niet dat elke post goed staat. Een verkeerd ingedeelde lening laat debet en credit gelijk, maar geeft de lezer een verkeerd beeld van wat binnen een jaar vervalt.
Van Excel naar software
- Exporteer de saldibalans uit uw boekhouding als Excel of CSV, of gebruik het saldibalans-sjabloon.
- Lees haar in Jaarrekening.io in; de app stelt de toewijzing aan de jaarrekeningposten voor.
- Neem de cijfers van vorig jaar over uit de KVK-deponering, de pdf van de vorige jaarrekening of de saldibalans van vorig jaar.
- Leg uw oude rekenblad ernaast en controleer balanstotaal, resultaat en eigen vermogen.
Het rekenblad hoeft niet weg: bewaar het als werkpapier bij het dossier. De eerste jaarrekening in een nieuw account is gratis, zodat u de uitkomst naast uw eigen spreadsheet kunt leggen voordat u iets betaalt. Twijfelt u tussen zelf doen en uitbesteden, lees dan zelf maken of uitbesteden.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Is een jaarrekening in Excel geldig?
Ja, als de inhoud aan Titel 9 BW2 voldoet. Welk programma u gebruikt, laat de wet open. Het bestuur maakt de jaarrekening op en ondertekent haar, en het bevoegde orgaan, bij de BV de algemene vergadering, stelt haar vast, ongeacht het programma waarin ze is gemaakt.
Kan ik vanuit Excel deponeren bij de KVK?
Niet rechtstreeks. Micro en klein typen de openbare cijfers in het KVK-portaal over. Via SBR levert u een XBRL-bestand aan; daarvoor heeft u naast Excel software nodig die zo'n bestand maakt.
Waar vind ik een gratis model voor Excel?
Op deze site staat een jaarrekening template met een uitgeschreven model van een kleine BV, om in Excel of Word over te nemen. Het rekent niet en controleert niets.
Kan ik mijn saldibalans uit Excel inlezen in Jaarrekening.io?
Ja. Jaarrekening.io leest een saldibalans in Excel of CSV in, en ook een XAF-auditfile. Staan er RGS-codes in het bestand, dan bepalen die codes de toewijzing; ontbreken ze, dan stelt de AI een toewijzing voor die u nakijkt.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten