Hoe lang duurt het opstellen van een jaarrekening?

Het korte antwoord

De duur hangt af van de administratie, complexiteit en planning. Begroot afzonderlijk de afsluiting, het opstellen, de vaststelling en de deponering.

Welke voorbereiding bepaalt de doorlooptijd?

Veel uitzoekwerk ontstaat bij tussenrekeningen met een onverklaard saldo, een rekening-courant met de DGA die niet aansluit of investeringen die verkeerd zijn geboekt. Onderzoek die punten in de administratie vóór het opstellen.

Tel eerst de openstaande werkzaamheden, niet alleen het aantal grootboekrekeningen. Zijn alle bankrekeningen afgestemd, facturen verwerkt en investeringen gespecificeerd? Een BV met twintig rekeningen maar een onverklaarde rekening-courant van € 80.000 kan meer uitzoekwerk vragen dan een grotere administratie die maandelijks is afgesloten. Maak een lijst met ontbrekende documenten, verantwoordelijke personen en een streefdatum per punt. Pas wanneer de saldibalans na correcties sluit, heeft het zin om de tijd voor opstellen van balans, winst-en-verliesrekening en toelichting betrouwbaar te plannen.

Hoe schat u het werk per dossier in?

Correctierondes kosten extra werk wanneer bedragen handmatig in meerdere overzichten staan. Een goed ingericht document of programma kan wijzigingen doorvoeren, maar de nieuwe uitvoer blijft een inhoudelijke controle vragen.

Een praktische raming splitst de opdracht in drie fasen: administratie afronden, jaarrekening opmaken en besluiten plus publicatie afhandelen. Zet naast elk onderdeel de afhankelijkheden. Voor een lening van € 50.000 kan de overeenkomst, renteberekening en aflossingsstand nodig zijn. Voor een investering van € 30.000 zijn aanschafdatum, factuur en afschrijvingsgrondslag nodig. Zonder die documenten ontstaan herhaalde correctierondes. Doe geen universele belofte dat het proces binnen een vast aantal uren klaar is; de benodigde tijd varieert met kwaliteit van bronnen, grootteklasse en complexiteit van waardering.

Wat maakt de planning met een accountant langer?

Bij een accountantskantoor bepaalt ook de planning de doorlooptijd. Vraag tijdig welke stukken het kantoor nodig heeft en wanneer het de opdracht kan uitvoeren.

Bij een accountant telt behalve de uitvoertijd ook de beschikbare planning en de tijd die u nodig heeft om vragen te beantwoorden. Een controleplichtige middelgrote rechtspersoon moet mogelijk meer bewijsstukken leveren dan een micro-BV die zelf opstelt. Reserveer bovendien tijd voor ondertekening, vaststelling en digitale deponering. De KvK stelt een absolute grens van twaalf maanden na het boekjaar en een termijn van acht dagen na vaststelling. Maak daarom een planning terug vanaf die datums. Controleer de ontvangst van de stukken; afronding van de pdf is niet hetzelfde als een verwerkte deponering.

Maak een werkplanning die past bij uw dossier

Zet op een lijst wie de bankafschriften, contracten, voorraadstaat en belastingoverzichten aanlevert. Neem voor een BV met een lening van € 75.000 de overeenkomst en aflossingsstaat op als eigen taak, niet als vage opmerking 'leningen controleren'. Schat per taak een realistische aanleverdatum en markeer afhankelijkheden: de toelichting op de lening kan pas definitief zijn nadat de eindstand is bevestigd. Plan daarna een interne review van de jaarrekening en een afzonderlijke stap voor vaststelling. De tijd voor deze taken is sterk dossierafhankelijk en mag niet met één algemeen marktgemiddelde worden voorgesteld.

Neem de wettelijke termijnen op als harde mijlpalen. Voor een BV is de gewone opmaaktermijn vijf maanden na het boekjaar; onder voorwaarden kan uitstel worden verleend. De jaarrekening moet in ieder geval binnen twaalf maanden zijn gedeponeerd en binnen acht dagen na vaststelling. Als een accountant een controle uitvoert, spreek dan af wanneer het definitieve dossier gereed moet zijn om de verklaring op tijd te krijgen. Voeg ruimte toe voor technische fouten bij digitale indiening en controleer de verwerking bij KvK. Een afgeronde werkmap zonder vaststelling en openbaarmaking is nog geen afgeronde wettelijke cyclus.

Bronnen

• KvK: uiterste termijn deponeren
• Belastingdienst: administratie bijhouden

Lees ook