Het korte antwoord
Ja, met een passende elektronische handtekening. Zorg voor aantoonbare identiteit, de juiste documentversie en betrouwbaar bewijs.
Grondslag: art. 2:210 en 3:15a BW; art. 25 eIDAS-verordening
Welke elektronische handtekening is betrouwbaar?
Digitaal ondertekenen kan, maar niet iedere ingeplakte afbeelding biedt dezelfde bewijskracht. De methode moet passen bij het doel en de omstandigheden. Art. 2:210 BW bepaalt wie de BV-jaarrekening ondertekent. De regels voor elektronische handtekeningen bepalen daarnaast wanneer een digitale methode de rechtsgevolgen van een handgeschreven handtekening kan hebben.
De Rijksoverheid onderscheidt gewone, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Een scan van een handtekening is eenvoudig te kopiëren. Een geavanceerde methode verbindt gegevens sterker aan persoon en document. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is onder art. 25 van de eIDAS-verordening gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening. Voor andere elektronische methoden is onder meer art. 3:15a BW relevant voor de beoordeling van de betrouwbaarheid. Kies daarom niet alleen op gebruiksgemak. Vraag welke identificatie, documentbeveiliging en bewijsgegevens de gekozen dienst daadwerkelijk levert en bewaart.
Wie tekent de definitieve versie?
Laat iedere bevoegde bestuurder en commissaris de juiste eindversie ondertekenen. Gebruik geen gedeeld account waarmee een medewerker namens iedereen op een knop drukt zonder passende bevoegdheid. Controleer namen, rollen en de datum van ondertekening. Download na afronding het ondertekende document en de beschikbare bewijsgegevens. Test of de handtekeningen nog te controleren zijn wanneer het bestand buiten het portaal wordt geopend. Een afdruk kan de zichtbare naam tonen, maar bevat niet noodzakelijk het digitale bewijs. Bewaar daarom het oorspronkelijke elektronische bestand met de informatie waarmee de ondertekening kan worden geverifieerd.
Wijzig het document niet stilzwijgend nadat het is getekend. Een inhoudelijke aanpassing kan de relatie tussen handtekening en document doorbreken of een nieuwe ondertekening nodig maken. Houd de laatste goedgekeurde versie apart van werkbestanden. Let bij een BV waarvan alle aandeelhouders ook bestuurder zijn op art. 2:210 lid 5 BW: onder voorwaarden kan ondertekening tegelijk vaststelling betekenen. De digitale techniek verandert die juridische betekenis niet. Controleer dus vóór het starten van de tekenronde of de statuten, overige vergaderrechten en de gekozen besluitvormingsroute daarmee in overeenstemming zijn.
Hoe bewaart u bewijs van ondertekening?
Stem de interne ondertekening afzonderlijk af van de technische indiening bij KVK. Een ondertekende pdf is niet automatisch het vereiste publicatieformaat voor uw situatie. De publicatie kan via gestructureerde gegevens verlopen terwijl het getekende volledige rapport in uw eigen dossier blijft. Vraag bij onzekerheid over het bewijsniveau advies aan een jurist of notaris, vooral wanneer partijen het niet eens zijn of een grote transactie speelt. Een zorgvuldig gekozen digitale methode kan de samenwerking vereenvoudigen. Zij neemt de controle op bevoegdheid, inhoud, juiste versie en tijdige openbaarmaking echter niet over van het bestuur.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Is een geplakte afbeelding hetzelfde als een gekwalificeerde handtekening?
Nee. De identiteit en integriteit van het document zijn daarmee minder goed aantoonbaar.
Mag het document na tekenen veranderen?
Een inhoudelijke wijziging vraagt beoordeling en mogelijk een nieuwe ondertekening.
Dient een ondertekende pdf zichzelf in bij KVK?
Nee. Deponering verloopt via een afzonderlijke indieningsroute.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →