Het korte antwoord
Nee, een gewone VvE deponeert haar jaarrekening niet zoals een BV. Het bestuur moet wel jaarlijks financiële verantwoording aan de eigenaars afleggen.
Grondslag: art. 5:135 en 2:48 BW
Waarom is een VvE geen gewone BV?
Inschrijving van de vereniging van eigenaars in het Handelsregister betekent niet automatisch dat zij dezelfde publicatieplicht heeft als een BV. Een gewone VvE verantwoordt haar beheer tegenover de eigenaars. De balans, staat van baten en lasten en toelichting blijven dus nodig, ook wanneer geen jaarrekening bij KVK wordt gedeponeerd.
Art. 5:135 BW verklaart onder meer art. 2:48 BW van toepassing op de VvE. Dat artikel regelt de jaarlijkse financiële verantwoording aan de vergadering. Het bestuur legt de stukken binnen de toepasselijke termijn ter goedkeuring voor; de vergadering kan onder de wettelijke voorwaarden verlenging verlenen. Lees daarnaast de splitsingsakte en het toepasselijke reglement. Daarin kunnen praktische regels staan over stukken, vergadering en bijdragen. Neem niet zonder meer een BV-sjabloon met aandeelhouders, dividend en handelsomzet over. Die begrippen sluiten niet aan op het gewone beheer van een appartementencomplex.
Welke financiële verantwoording krijgt de vergadering?
Maak de ontwikkeling van het reservefonds, banksaldi, openstaande eigenaarsbijdragen en onderhoudskosten inzichtelijk. Een begroting voor volgend jaar is niet hetzelfde als de verantwoording over het afgelopen jaar. Vergelijk de werkelijke lasten met de begroting en verklaar belangrijke verschillen. Controleer of ontvangen bijdragen en nog te ontvangen bedragen correct zijn verwerkt. Een bankafschrift toont wat is betaald, maar niet noodzakelijk welke kosten bij het boekjaar horen. Bewaar facturen, contracten en besluiten over groter onderhoud bij de administratie. Zo kunnen eigenaars volgen waarvoor hun bijdragen zijn gebruikt en welke verplichtingen nog openstaan.
Art. 2:48 lid 2 BW regelt de onderzoekscommissie wanneer een raad van commissarissen ontbreekt en geen passende accountantsverklaring over de getrouwheid wordt overgelegd. De commissie bestaat uit ten minste twee leden die geen bestuurder zijn. Een beheerder die de stukken opstelt, vervangt daarmee niet vanzelf de vereiste beoordeling. Zorg dat de commissie toegang krijgt tot de informatie die voor haar onderzoek nodig is en verslag kan uitbrengen aan de vergadering. Bij een uitzonderlijke VvE-structuur of twijfel over het reglement is deskundig advies passend. De gekozen beheerorganisatie moet aansluiten op de juridische inrichting.
Hoe beoordeelt u reservefonds en kascommissie?
Bewaar het goedkeuringsbesluit en behandel een eventuele decharge herkenbaar. Goedkeuring van cijfers moet niet als onbeperkte vrijwaring voor ieder bestuurshandelen worden uitgelegd. Deel de financiële stukken tijdig met de eigenaars volgens de toepasselijke regels en gebruik een veilige dossieromgeving voor persoonsgegevens. Wanneer een bank, koper of notaris informatie vraagt, controleert u welke versie beschikbaar is en wat rechtmatig kan worden verstrekt. Het ontbreken van een gewone KVK-deponeringsplicht betekent dus vooral dat de verantwoording een andere route heeft. Voor de VvE staat begrijpelijke informatie aan de eigenaars centraal, met controle volgens wet en reglement.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Betekent inschrijving bij KVK ook een deponeringsplicht?
Nee. De publicatieregels voor een gewone BV gelden daardoor niet automatisch voor een VvE.
Moet een VvE geld voor onderhoud reserveren?
Ja. De VvE heeft een reservefonds voor toekomstig groot onderhoud.
Wie kijkt naar de jaarstukken?
De leden behandelen de verantwoording; afhankelijk van de inrichting is er ook een onderzoekscommissie.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →