Wordt mijn jaarrekening goedkoper als ik voorbereid?

Het korte antwoord

Dat kan, als uw voorbereiding bruikbaar is en de prijsafspraak daarop aansluit. Bespreek vooraf welke controles en documenten u zelf aanlevert.

Grondslag: art. 2:10 BW; opdracht- en prijsafspraken

Welke stukken kunt u zelf voorbereiden?

Zelf voorbereiden kan het werk van een boekhouder of accountant beperken, maar levert niet automatisch een korting op. Het hangt af van de kwaliteit van het dossier en de afgesproken prijs. Vraag welke voorbereiding het kantoor daadwerkelijk helpt. Een uitgebreide eigen rapportage zonder onderbouwing kan juist extra vragen oproepen.

Begin met duidelijke aansluitingen. Controleer bank en kas, maak een lijst van openstaande debiteuren en crediteuren en verklaar tussenrekeningen. Verzamel leningsovereenkomsten, afschrijvingsgegevens en informatie over bijzondere gebeurtenissen. Lever bestanden met herkenbare namen en één afgesproken eindstand aan. Als u daarna nog boekt, meld dan precies wat is gewijzigd. Een adviseur moet anders opnieuw vaststellen welke cijfers definitief zijn. Voor een eenvoudige BV kan deze voorbereiding overzichtelijk blijven. Bij complexe voorraad, projecten of deelnemingen moet u vooraf bespreken welke specificaties nodig zijn en wat u beter aan een deskundige overlaat.

Hoe voorkomt u extra herstelwerk?

Maak een vragenlijst voor posten die u niet begrijpt. Het is efficiënter een onzeker bedrag zichtbaar te laten onderzoeken dan zelf een willekeurige sluitboeking te maken. Art. 2:10 BW verlangt een administratie waaruit rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Herleidbaarheid is daarom belangrijker dan een saldibalans zonder open vragen. Bewaar bewijsstukken bij correcties en gebruik heldere omschrijvingen. Laat een bankverschil niet verdwijnen via overige kosten omdat u denkt dat een sluitend overzicht goedkoper is. Onverklaarde boekingen kunnen later juist meer uitzoekwerk en een minder betrouwbare jaarrekening opleveren.

Vraag hoe de voorbereiding in de prijs wordt verwerkt. Bij een urenbegroting kan minder uitzoekwerk invloed hebben op de eindfactuur. Bij een vast pakketbedrag kan dezelfde voorbereiding al als uitgangspunt gelden. Laat bevestigen welke werkzaamheden buiten het tarief vallen en wanneer u bericht krijgt over meerwerk. Vergelijk offertes op dezelfde aanleverkwaliteit. Een aanbieder die opschonen meeneemt is niet rechtstreeks vergelijkbaar met een aanbieder die een volledig aangesloten administratie verwacht. Gebruik bedragen op dezelfde btw-basis en kijk ook naar inbegrepen besprekingen, fiscale aangifte en ondersteuning na oplevering.

Wanneer daalt de afgesproken prijs?

Spreek een concreet aanlevermoment af en laat het kantoor vroeg controleren of de basis compleet is. Dan kunt u ontbrekende documenten nog verzamelen voordat het dossier inhoudelijk wordt uitgewerkt. Vraag na afronding welke terugkerende fouten u gedurende het volgende jaar kunt voorkomen. Kleine verbeteringen in declaraties, contractbewaring of rekening-courantafstemming kunnen nuttiger zijn dan vlak voor de deadline veel uren zelf rapporten opmaken. Reken geen algemene procentuele besparing in zonder eigen ervaring of offerte. De werkelijke besparing ontstaat alleen wanneer uw voorbereiding aantoonbaar bruikbaar is en de commerciële afspraak dat voordeel ook aan u doorgeeft.

Bronnen

• Belastingdienst: een administratie opzetten

Lees ook