Moet ik mijn winst-en-verliesrekening publiceren?
Micro en klein hoeven hun winst-en-verliesrekening niet bij de KvK te publiceren. Intern stellen zij die wel op; de publicatieversie is beperkter.
Het korte antwoord
Micro en klein hoeven hun winst-en-verliesrekening niet bij de KvK te publiceren. Intern stellen zij die wel op; de publicatieversie is beperkter.
Grondslag: art. 2:396 lid 8 BW
Wat wordt openbaar per grootteklasse?
Art. 2:396 lid 8 BW staat kleine rechtspersonen toe de winst-en-verliesrekening buiten de publicatiestukken te laten. Voor micro-ondernemingen (art. 2:395a BW) geldt dat eveneens.
Bij micro en klein kan de winst-en-verliesrekening buiten de openbaar te maken stukken blijven. Dat betekent niet dat u intern geen resultaat hoeft te berekenen: het bestuur heeft nog steeds een jaarrekening nodig om het vermogen en resultaat te beoordelen. Voor middelgroot geldt een uitgebreider publicatieregime en kan een verkorte winst-en-verliesrekening mogelijk zijn; groot publiceert meer detail. Kijk bij de KvK naar het overzicht voor het betrokken boekjaar, want ook digitale aanlevervormen veranderen. Een BV met € 900.000 omzet is niet door dat ene bedrag automatisch micro of klein: activa en werknemers tellen mee.
Waarom verschilt de interne jaarrekening van de publicatieversie?
Middelgrote rechtspersonen mogen een verkorte winst-en-verliesrekening publiceren; grote rechtspersonen publiceren de volledige opstelling.
Stel dat de interne jaarrekening € 1,2 miljoen omzet en € 120.000 winst toont. Die cijfers zijn voor aandeelhouders en mogelijk de fiscus relevant. Een kleine BV kan doorgaans een verkorte balans met beperkte toelichting deponeren, zodat de volledige resultatenopstelling niet in het openbare register terechtkomt. Let op dat bepaalde balansposten of toelichtingen alsnog informatie over de onderneming geven; de publicatieversie is geen geheimhoudingsinstrument voor alles. De grenzen bepalen hoeveel verplicht openbaar wordt. Bespreek de keuze met het bestuur voordat een medewerker de volledige interne pdf uploadt.
Hoe voorkomt u onnodige openbaarmaking?
Deponeert u vrijwillig meer dan de wettelijk vereiste publicatiestukken, dan kunnen omzet- en resultaatgegevens openbaar worden. Controleer daarom de uitvoer vóór verzending. De KvK stelt deponeringen gedurende een begrensde periode beschikbaar.
Open vóór verzending het exacte bestand dat u gaat deponeren en vergelijk het met de eisen van uw klasse. Zijn persoonsgegevens, omzetoverzichten of niet-verplichte interne analyses zichtbaar? Verwijder die uit de publicatieversie als zij niet vereist zijn, maar laat verplichte gegevens staan. Controleer ook of de bestandsnaam en het boekjaar juist zijn. Bij gebruik van het KvK-portaal voert u de gegevens per klasse in; bij SBR-software beoordeelt u de gegenereerde weergave. Bewaar de definitieve publicatieversie apart van de volledige vastgestelde jaarrekening.
Welke informatie blijft toch afleidbaar uit de balans?
Een verkorte balans kan mutaties in eigen vermogen laten zien. Als het vermogen stijgt van € 50.000 naar € 80.000, kan een lezer vermoeden dat winst is gemaakt, maar zonder informatie over stortingen, uitkeringen en overige mutaties is € 30.000 niet automatisch de jaarwinst. Wees daarom precies: de vrijstelling beschermt de resultatenopstelling tegen verplichte openbaarmaking, niet elk mogelijk inzicht in de prestaties. Controleer of de toelichting wettelijk verplichte informatie bevat die iets over activiteiten zegt. De omvang van de publicatie verschilt per klasse en het betrokken boekjaar.
Voor een besloten vennootschap met twee werkmaatschappijen maakt u per rechtspersoon een eigen publicatiekeuze. De omzet van de ene BV hoeft niet dezelfde openbaarmakingsstatus te hebben als die van de andere, maar groepsregels kunnen hun grootteklasse beïnvloeden. Bewaar de volledige interne jaarrekeningen apart van de digitale publicatiegegevens. Vraag een tweede persoon de KvK-weergave te vergelijken met de gekozen klasse voordat u verzendt. Na publicatie kunt u een fout of te ruime verstrekking niet behandelen alsof niemand de oude informatie heeft kunnen zien. Een zorgvuldige controle vooraf is daarom praktischer dan een correctie achteraf.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn resultatenrekening vrijwillig deponeren?
Overweeg eerst welke gegevens daarmee openbaar worden; de wettelijke minimumset voor uw klasse kan kleiner zijn.
Heeft een kleine BV intern wel een winst-en-verliesrekening nodig?
Ja. De beperking betreft openbaarmaking, niet de interne berekening van het resultaat.
Is bij middelgroot alle omzetdetail openbaar?
Het middelgrote publicatieregime kent verkortingsmogelijkheden; beoordeel de actuele wettelijke set per boekjaar.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten