Het korte antwoord
Met een correctie die past bij de werkelijke aard van de betaling. Een privé-uitgave is niet automatisch een zakelijke kostenpost of dividend.
Grondslag: art. 2:216 en 2:362 BW
Hoe herkent u privébetalingen?
Een betaling met de bankpas van de BV is niet daardoor zakelijk. Kijk waarvoor het bedrag is uitgegeven en wie er economisch voordeel van heeft. Bij privébetalingen voor de DGA kan een terugbetalingsvordering ontstaan, maar ook loon- of uitkeringsvragen spelen. Kies de verwerking op basis van feiten en afspraken, niet op de gewenste winst.
Maak een lijst van de twijfelachtige betalingen met datum, bedrag, leverancier en bewijsstuk. Vraag de DGA om de zakelijke reden of privébestemming toe te lichten. Splits gemengde uitgaven waar dat nodig is. Een zakelijke reis met een privéverlenging vraagt bijvoorbeeld een andere beoordeling dan een volledig persoonlijke aankoop. Neem eerdere jaren mee wanneer een terugkerend patroon zichtbaar wordt. Boek geen hele categorie automatisch naar rekening-courant zonder te begrijpen wat er is gebeurd. Sommige bedragen kunnen wel zakelijke kosten zijn, terwijl voor andere bedragen fiscale correcties of formele besluitvorming nodig zijn.
Wanneer boekt u een vordering op de DGA?
Wanneer de BV een privébedrag slechts heeft voorgeschoten en terugbetaling reëel is, kan verwerking als vordering op de DGA passend zijn. Controleer de afspraken, rente en terugbetaalcapaciteit. De Belastingdienst benadrukt dat lenen van de eigen BV zakelijke voorwaarden vraagt. Een langdurig oplopende rekening-courant is niet vanzelf een reeks kleine voorschotten. Is feitelijk sprake van beloning of een uitkering, laat dan de fiscale en juridische gevolgen beoordelen. Art. 2:216 BW is relevant voor uitkeringen. Een boeking met de omschrijving 'dividend' creëert op zichzelf geen geldig uitkeringsbesluit en geen bestuursgoedkeuring.
Controleer ook de btw. Een privé-uitgave kan gevolgen hebben voor de aftrek van voorbelasting of een correctie vereisen. De regels verschillen per soort uitgave en gebruik. Een herstelboeking in de winst-en-verliesrekening corrigeert niet automatisch een eerder ingediende btw- of loonaangifte. Bespreek welke aangiften moeten worden aangepast en welke bewijsstukken daarvoor nodig zijn. Art. 2:362 BW vraagt dat de jaarrekening het juiste inzicht geeft. Laat daarom alle samenhangende posten meelopen: kosten, vordering of schuld, belastingposities en het uiteindelijke resultaat. Alleen één grootboekrekening veranderen kan onvoldoende zijn.
Welke btw-correcties zijn nodig?
Verwerk de gekozen correcties met een duidelijke toelichting en laat de DGA de resterende rekening-courantstand bevestigen. Bewaar de onderbouwing zodat de boekhouder volgend jaar niet opnieuw hoeft te vragen waarom een privébetaling als vordering is verwerkt. Maak vervolgens praktische afspraken over betaalpassen, declaraties en bewijsstukken. Een aparte privébetaling voorkomt veel herstelwerk. Bij een al vastgestelde of gepubliceerde jaarrekening moet daarnaast worden beoordeeld of en hoe de eerdere stukken moeten worden hersteld. De juiste route hangt af van de ernst en gevolgen van de fout; een stille aanpassing in het nieuwe boekjaar is niet altijd voldoende.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Wordt een uitgave zakelijk door betaling met de BV-pas?
Nee. Het doel van de betaling en de bewijsstukken zijn bepalend.
Kan terugbetaling via rekening-courant?
Dat kan als er daadwerkelijk een vordering op de DGA bestaat en de verwerking is onderbouwd.
Mag btw op een privé-uitgave worden afgetrokken?
Niet zomaar. Toets de wettelijke voorwaarden voor aftrek van voorbelasting.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →