Kan subsidie toch een accountant verplicht maken?

Het korte antwoord

Ja. Subsidievoorwaarden kunnen een accountantsproduct eisen, ook zonder wettelijke jaarrekeningcontrole. Lees beschikking en protocol.

Grondslag: art. 2:393 BW; subsidiebeschikking en toepasselijk controleprotocol

Welk controleprotocol hoort bij de subsidie?

Geen wettelijke controleplicht voor de jaarrekening betekent niet dat bij iedere subsidie een accountantsverklaring achterwege kan blijven. Een subsidieregeling kan eigen eisen stellen aan de verantwoording. Die eisen kunnen betrekking hebben op projectkosten in plaats van op de volledige jaarrekening. Controleer daarom eerst wat precies moet worden onderzocht en aangeleverd.

Lees de beschikking, regeling en het toepasselijke controleprotocol samen. Noteer de periode, kostensoorten, indieningsdatum en het vereiste accountantsproduct. RVO beschrijft voor bepaalde projectsubsidies een controleverklaring bij de vaststelling; de voorwaarden zijn gekoppeld aan de betreffende regeling en omvang. Neem zo'n grens niet over als algemene regel voor alle subsidies. Gemeentelijke, Europese en andere regelingen kunnen anders zijn ingericht. Vraag de subsidieverstrekker om verduidelijking wanneer de beschikking en een algemene webpagina niet dezelfde indruk geven. Bewaar het antwoord bij uw projectdossier en deel het met de accountant.

Welke projectgegevens worden onderzocht?

Een controle van projectuitgaven kan andere bewijsstukken vragen dan de jaarrekening. Denk aan urenregistraties, facturen, betalingen, aanbestedingsdocumentatie of bewijs dat activiteiten daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Richt de administratie daarom in bij de start van het project. Achteraf ontbrekende urenstaten reconstrueren kan moeilijk zijn en geeft niet automatisch voldoende bewijs. Laat de accountant vooraf meekijken naar het protocol en de vastleggingen die hij nodig verwacht te hebben. Dat is geen voorafgaande goedkeuring van alle kosten, maar helpt voorkomen dat u aan het einde ontdekt dat essentiële informatie niet is bewaard.

Art. 2:393 BW regelt de wettelijke jaarrekeningcontrole. Een subsidiecontrole is een afzonderlijke opdracht die niet vanzelf door een bestaande jaarrekeningverklaring wordt afgedekt. Omgekeerd vervangt een verklaring bij een projectdeclaratie niet een wettelijke controle van de hele jaarrekening wanneer die nodig is. Vraag daarom naar het exacte controleobject, de rapportage en de verspreidingskring. Een samenstellingsverklaring kan evenmin zonder toestemming in plaats van een verlangde controleverklaring worden gebruikt. Laat de accountant bevestigen dat het gevraagde product aansluit op het protocol en op de voorwaarden van de subsidieverstrekker.

Hoe verschilt dit van jaarrekeningcontrole?

Neem de kosten en planning van deze opdracht op in uw projectbegroting voor zover de regeling dat toestaat. Vraag vooraf hoe extra onderzoek of onvolledige stukken worden behandeld. Stem de subsidieafrekening af met de verwerking in de jaarrekening, zodat ontvangen voorschotten, bestede middelen en eventuele terugbetalingsverplichtingen begrijpelijk zijn. Bewaar de ingediende verantwoording en ontvangstbevestiging naast de definitieve beschikking. De juiste keuze is niet automatisch een uitgebreide jaarrekeningcontrole bestellen, maar het specifiek vereiste onderzoek organiseren. Daarmee voldoet u gerichter aan de subsidievoorwaarden en voorkomt u dat u betaalt voor een verklaring die de ontvanger niet accepteert.

Bronnen

• RVO: controleverklaring bij subsidie
• NBA: de accountant verklaart

Lees ook