Wanneer moet ik een voorziening opnemen?

Het korte antwoord

Een voorziening betreft een waarschijnlijke of vaststaande verplichting waarvan bedrag of tijdstip onzeker is. Art. 2:374 BW kent ook egalisatie onder voorwaarden.

Grondslag: art. 2:374 BW

Wanneer bestaat op balansdatum een verplichting?

Voldoet een mogelijke verplichting niet aan de voorwaarden voor een voorziening, beoordeel dan of een toelichting over een niet in de balans opgenomen verplichting nodig is. Een onzekere toekomstige uitgave is niet automatisch een voorziening.

Onderzoek eerst waardoor de mogelijke verplichting is ontstaan. Een lopende rechtszaak over een gebeurtenis vóór balansdatum kan relevant zijn, ook wanneer de uitspraak pas later volgt. Een algemeen voornemen om volgend jaar extra personeel aan te nemen is geen bestaande verplichting. Beoordeel vervolgens de kans op uitstroom en of een betrouwbare schatting mogelijk is. Bewaar brieven, contracten en berekeningen bij het dossier. De omschrijving 'voor de zekerheid' is onvoldoende: een voorziening moet passen bij de voorwaarden van art. 2:374 BW en het toepasselijke verslaggevingskader.

Hoe schat u het bedrag van een voorziening?

Art. 2:374 BW verlangt dat voorzieningen naar hun aard worden gesplitst en nauwkeurig omschreven. Scheid de posten naar de onderliggende verplichting of kosten en vermeld zo mogelijk welk deel langlopend is. Een kleine rechtspersoon is van die uitsplitsing en de looptijd vrijgesteld (art. 2:396 lid 3 BW); een verloopoverzicht per soort is voor haar vrijwillig (RJk B10.109a).

Stel dat een productgarantie gemiddeld € 40 per geval kost en op basis van de op balansdatum verkochte producten ongeveer 100 claims worden verwacht. Een schatting van € 4.000 kan dan onderbouwd zijn, mits de historische gegevens en aannames betrouwbaar zijn. Vergelijk dit met een mogelijke claim van € 500.000 waarbij de kans of omvang nog nauwelijks te bepalen is; daar kan toelichting in plaats van opname nodig zijn. Pas de schatting bij iedere jaarafsluiting aan als nieuwe informatie beschikbaar komt. Een voorziening is geen spaarpot voor toekomstige uitgaven.

Welke posten horen niet in een voorziening?

Voor toekomstige gewone bedrijfsverliezen vormt u geen voorziening enkel om het resultaat te egaliseren. Een voorziening voor groot onderhoud kan onder voorwaarden mogelijk zijn wanneer de uitgave mede haar oorsprong vóór balansdatum heeft en een bestendige lastenverdeling wordt toegepast.

Regulier onderhoud dat de onderneming in de toekomst vrijwillig laat uitvoeren, is niet zonder meer een schuld op balansdatum. De mogelijkheid van een egalisatievoorziening voor groot onderhoud hangt van specifieke voorwaarden en een consistent beleid af; een globaal meerjarenplan alleen volstaat niet. Maak bovendien onderscheid tussen een voorziening, een gewone te betalen factuur met bekend bedrag en een niet in de balans opgenomen verplichting. Boek een al ontvangen factuur van € 12.000 niet als onzekere voorziening wanneer het bedrag vaststaat. Licht aard, schattingsonzekerheid en verwachte afwikkeling toe waar de regels dat vragen.

Hoe onderhoudt u een bestaande voorziening?

Maak per voorziening een specificatie met beginstand, nieuwe dotaties, werkelijk betaalde bedragen, vrijval en eindstand. Een garantievoorziening van € 6.000 aan het begin van het jaar, € 2.000 betaalde claims en € 1.500 nieuwe schatting eindigt niet automatisch op hetzelfde bedrag; de berekening moet laten zien welke verplichtingen nog bestaan. Vergelijk de schatting met latere gebeurtenissen, zoals een ontvangen claim of nieuwe informatie van een advocaat. Gebruik die informatie alleen voor zover zij relevant is voor de toestand op balansdatum. Noteer onzekerheden en de verwachte afwikkeling in de toelichting waar vereist.

Controleer ook het verschil tussen een voorziening en een waardevermindering van een actief. Art. 2:374 lid 2 BW verbiedt een daling van een actief als voorziening te presenteren. Een oninbare debiteur van € 10.000 vraagt dus een beoordeling van de vordering zelf, niet een willekeurige reserve onder schulden. Kijk bij iedere post naar de bron: is het een verplichting tegenover een ander, een egalisatie van lasten onder wettelijke voorwaarden, een gewone schuld of een lagere activawaarde? Die indeling bepaalt waar het bedrag in de jaarrekening terechtkomt en welke toelichting nodig is.

Bronnen

• KvK: onderdelen van de jaarrekening
• RJ: Richtlijnen voor de jaarverslaggeving

Lees ook