KVK-Auszug oder Jahresabschluss: Was ist der Unterschied und wer verlangt welches Dokument?

Die kurze Antwort

Ein KVK-Auszug zeigt, wer ein Unternehmen ist und wer unterzeichnen darf: Rechtsform, Niederlassungen, Funktionsträger. Der Jahresabschluss mit den Zahlen steht nicht darin; ihn kaufen Sie separat für € 3,90 pro Dokument (Tarif vom 1. Januar 2026). Verlangt eine Bank, ein Vermieter oder ein Auftraggeber KVK-Unterlagen, fragen Sie, welches von beiden gemeint ist und wie alt es sein darf.

Aktualisiert am 30. Oktober 2026

Eckdaten

Was ein Auszug beantwortet und was ein Jahresabschluss

Beide Dokumente gehören zum niederländischen Handelsregister, betreffen aber unterschiedliche Dinge. Der Auszug ist eine Übersicht der Angaben, die derzeit im Register stehen. Der Jahresabschluss ist ein Dokument, das die juristische Person selbst über ein abgeschlossenes Geschäftsjahr aufgestellt und bei der KVK hinterlegt hat.

Was in einem Auszug steht, unterscheidet sich laut KVK je nach Rechtsform. Bei einer BV oder NV stehen unter anderem die Geschäftsführer darin, bei einem Einzelunternehmen der Inhaber und bei einer vof oder maatschap die Gesellschafter.

Die beiden Dokumente ergänzen sich, und keines ersetzt das andere. Bei einem Einzelunternehmen oder einer gewöhnlichen vof ist der Auszug oft das einzige KVK-Dokument, das Sie bekommen können, weil diese Rechtsformen nicht hinterlegen (muss eine vof einen Jahresabschluss hinterlegen?). Wollen Sie dann wissen, wie es dem Unternehmen geht, bitten Sie den Inhaber oder die Gesellschafter selbst um Zahlen.

Welchen Auszug bestellen Sie, und was kostet er?

Die KVK kennt drei Formen des Auszugs:

• Online einsehen. Der Auszug erscheint sofort auf dem Bildschirm. Laut KVK ist er nicht beglaubigt und damit kein offizielles Dokument.
• Digital beglaubigt. Sie erhalten eine PDF-Datei per E-Mail mit einem qualifizierten elektronischen Siegel. Laut KVK können Sie ihn ohne Anmeldung kaufen, mit iDEAL oder Kreditkarte.
• Auf Papier beglaubigt. Der Auszug kommt laut KVK innerhalb von fünf Werktagen per Post.

Laut Tarifübersicht sind diese Produkte von der Umsatzsteuer befreit, und alle Preise gelten vorbehaltlich Änderungen; schauen Sie also vor der Zahlung auf den Bestellbildschirm. Wollen Sie sowohl wissen, wer unterzeichnet, als auch, wie es dem Unternehmen geht, kostet ein digital beglaubigter Auszug plus ein Jahresabschluss € 9,60 + € 3,90 = € 13,50. Für Sie selbst, wenn niemand ein beglaubigtes Dokument verlangt, kosten Online-Einsicht plus der normale Download € 2,95 + € 3,90 = € 6,85. Wie Sie den Jahresabschluss selbst bestellen, steht unter Jahresabschluss bei der KVK anfordern.

Wie alt darf ein Auszug sein?

Die KVK schreibt, dass ein Auszug gültig ist, solange die Organisation oder das Unternehmen, die ihn verlangen, ihn akzeptieren, und dass die meisten Organisationen einen Auszug wollen, der nicht älter als ein Monat ist. Laut KVK gibt es also keine feste Haltbarkeit: Der Empfänger bestimmt die Frist. Fragen Sie sie vorab, denn einen zu alten Auszug bestellen Sie erneut.

Das Siegel eines digital beglaubigten Auszugs ist laut KVK unbegrenzt gültig. Das betrifft die Echtheit und den unveränderten Zustand der Datei, nicht die Frage, ob die Angaben noch stimmen: Der Inhalt zeigt den Stand zum Zeitpunkt der Erstellung des Auszugs.

Beim Jahresabschluss spielt ein anderes Alter eine Rolle. Er läuft nicht ab, aber er veraltet. Eine BV darf den Jahresabschluss bis zu zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres hinterlegen (Art. 2:394 Abs. 3 BW), sodass die neueste hinterlegte Bilanz an dem Tag, an dem eine Bank oder ein Vermieter sie liest, schon über ein Jahr alt sein kann. Wie Sie das berücksichtigen, lesen Sie unter die finanzielle Lage eines Lieferanten prüfen.

Wer verlangt welches Dokument?

Was eine Partei tatsächlich verlangt, steht in ihren eigenen Bedingungen oder Unterlagen. Nachfolgend steht, was die Quellen sagen; wo die Quelle schweigt, ist das vermerkt.

Der Vermieter von Gewerberäumen

Die KVK rät einem Vermieter, den Auszug des Unternehmens des Mieters anzufordern und zu prüfen, ob die Person, die mieten möchte, im Namen des Unternehmens unterzeichnen darf (Seite aktualisiert am 6. Juli 2026). Diese Prüfung betrifft, wer unterzeichnet. Ob die Miete tragbar ist, ergibt sich daraus nicht: Die Seite nennt den Jahresabschluss nicht. Ein Vermieter, der auch die Zahlungsfähigkeit beurteilen will, kann den hinterlegten Jahresabschluss abrufen oder den Mieter um Zahlen bitten; das ist seine eigene Abwägung, keine Anforderung der KVK. Das Beispiel unten zeigt, was den Unterschied ausmacht.

Die Bank

Die KVK nennt Bankangelegenheiten als einen der Gründe, einen beglaubigten Auszug des eigenen Unternehmens zu beantragen. Welche Unterlagen eine Bank darüber hinaus will, bestimmt die Bank selbst, und für einen Kreditantrag reicht die öffentliche Bilanz oft nicht aus: siehe reicht die KVK-Bilanz für meine Bank?. Bei einer Hypothek als Unternehmer legt der Geldgeber die Anforderungen fest (welche Jahreszahlen brauche ich für eine Hypothek?).

Der Auftraggeber

PIANOo, das niederländische Expertisezentrum für öffentliche Vergabe, nennt als Nachweise für die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit unter anderem eine Bankerklärung oder den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung, Jahresabschlüsse oder Auszüge daraus sowie Angaben zum Umsatz. Mit Auszügen sind Auszüge aus Jahresabschlüssen gemeint, keine KVK-Auszüge: Letzteres Dokument nennt die Seite in diesem Zusammenhang nicht. Umsatzanforderungen sind laut PIANOo grundsätzlich nicht zulässig; stellt ein Auftraggeber dennoch eine, muss er in den Vergabeunterlagen erklären, warum. Welcher Nachweis, für welche Jahre und in welcher Form, steht in den Unterlagen dieser einen Vergabe. Lesen Sie sie, bevor Sie etwas bestellen.

Ein Lieferant oder Abnehmer

Wer wissen will, mit wem er einen Vertrag schließt, sucht das Unternehmen über die KVK-Nummer und fordert den Auszug an: Name, Rechtsform, Vertretungsbefugnis. Wer wissen will, ob die Gegenpartei ihre Rechnungen bezahlen kann, liest den Jahresabschluss. Eine sorgfältige Prüfung nutzt beides.

Beispiel: zwei Mieter mit demselben Auszug

Fiktives Beispiel: Ein Vermieter bietet Gewerberäume für € 4.500 pro Monat an, also € 54.000 pro Jahr. Zwei niederländische Gesellschaften mit beschränkter Haftung (BV) wollen mieten. Voorbeeld Installatie B.V. hat 9 Arbeitnehmer und einen Nettoumsatz von € 1,3 Millionen. Voorbeeld Bouwservice B.V. hat 11 Arbeitnehmer und € 1,6 Millionen Nettoumsatz. Beide sind seit zwei Jahren klein und hinterlegen daher eine Bilanz ohne Gewinn- und Verlustrechnung (Art. 2:396 Abs. 8 BW). Im Auszug beider steht ein Geschäftsführer, der allein unterzeichnen darf; darin liegt also kein Unterschied. Der Vermieter bestellt deshalb von beiden auch den neuesten Jahresabschluss: 2 × € 3,90 = € 7,80.

• Solvabilität. € 142.000 / € 520.000 = 27,3% bei Installatie, € 36.000 / € 470.000 = 7,7% bei Bouwservice.
• Current Ratio. (€ 210.000 + € 110.000) / € 258.000 = 1,24 bei Installatie, (€ 220.000 + € 90.000) / € 320.000 = 0,97 bei Bouwservice.
• Working Capital. € 320.000 − € 258.000 = € 62.000 bei Installatie; bei Bouwservice ist es ein Fehlbetrag von € 10.000.
• Eine Jahresmiete neben dem Eigenkapital. € 54.000 sind 38,0% des Eigenkapitals von Installatie und anderthalb Mal das von Bouwservice.

Der Auszug gab dem Vermieter keinen Grund, die beiden zu unterscheiden; die Bilanz schon. Bei Installatie liegen Solvabilität und Current Ratio innerhalb der Richtwerte, die die KVK nennt (25% bis 40% und 1,2 bis 1,5). Bei Bouwservice ist das Eigenkapital kleiner als eine Jahresmiete und die Current Ratio liegt unter 1, was laut KVK kein Zeichen für ein gesundes Unternehmen ist. Der Vermieter kann nun gezielt nachfragen: nach aktuellen Zahlen zum laufenden Jahr oder nach einer Kaution, einer Bankgarantie oder einer Bürgschaft des Gesellschafters. Welche Sicherheit passt, bespricht er mit seinem Juristen; dies ist keine Rechtsberatung. Und für beide gilt: Die Bilanz zeigt den Stand zum Bilanzstichtag und nicht, was danach geschehen ist.

So einigen Sie sich mit demjenigen, der danach fragt

1. Fragen Sie, um welches Dokument es geht. Antworten Sie nicht mit „ich schicke die KVK-Unterlagen“, sondern fragen Sie, ob es um den Auszug, den Jahresabschluss oder beides geht, und über welche juristische Person. Bei einer Holding mit einer Betriebsgesellschaft sind es zwei KVK-Nummern und damit zwei Dokumente.
2. Fragen Sie, wie alt es sein darf. Für den Auszug ist laut KVK ein Monat eine häufig verlangte Grenze. Beim Jahresabschluss fragen Sie, ob der neueste hinterlegte genügt oder ob der Empfänger auch Zahlen zum laufenden Jahr will.
3. Fragen Sie, in welcher Form. Muss der Auszug digital beglaubigt sein (€ 9,60), oder genügt die Online-Einsicht (€ 2,95)? Letztere ist kein offizielles Dokument.
4. Prüfen Sie die Rechtsform. Ein Einzelunternehmen oder eine gewöhnliche vof hinterlegt keinen Jahresabschluss. Bieten Sie dann selbst erstellte Zahlen an, mit Angabe des Stichtags.
5. Bestellen Sie danach. Den Auszug kaufen Sie laut KVK ohne Anmeldung. Für den Jahresabschluss lesen Sie die Schritte unter Jahresabschluss bei der KVK anfordern.

Erstellen Sie den Jahresabschluss, den die Bank oder der Vermieter sehen will, selbst, kostet der erste in Ihrem Konto bei Jaarrekening.io null Euro, unabhängig von der Größenklasse; siehe Jahresabschluss kostenlos erstellen und was kostet ein Jahresabschluss?. Was die KVK für ein Dokument berechnet, steht davon getrennt in der Tabelle oben.

Quelle und Datum

Die KVK-Seiten zum Auszug, zur Prüfung eines Unternehmens und zum sicheren Vermieten von Gewerbeobjekten wurden am 30. Oktober 2026 gelesen; die letzten beiden sind am 6. Juli 2026 aktualisiert worden, und die Seiten zum Auszug selbst zeigen kein Bearbeitungsdatum. Die PIANOo-Seite zeigt ebenfalls kein Datum. Jeder KVK-Tarif auf dieser Seite steht in der Übersicht, die die KVK am 1. Januar 2026 in Kraft gesetzt hat; ab 2027 kann das anders sein. Das Beispiel ist fiktiv.

Quellen

• KVK: Handelsregisterauszug anfordern
• KVK: Handelsregisterauszug digital beglaubigt
• KVK: Was steht in einem Auszug?
• KVK: Ein Unternehmen über einen Auszug prüfen (aktualisiert am 6. Juli 2026)
• KVK: Kriminelle Nutzung Ihres Geschäftsgebäudes verhindern (aktualisiert am 6. Juli 2026)
• KVK: Tarifübersicht ab 1. Januar 2026 (PDF)
• KVK: Jahresabschlüsse anfordern
• PIANOo: Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Eignungsanforderungen)
• Gesetzestext Art. 2:394 BW: die Frist, innerhalb der der Jahresabschluss offengelegt sein muss (wetten.overheid.nl)
• Gesetzestext Art. 2:396 BW: was eine kleine juristische Person bei der Offenlegung weglässt, Absatz 8

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