Extrait KVK ou comptes annuels : quelle différence, et qui demande quel document ?
Ce que contient un extrait KVK et ce que contiennent les comptes annuels (jaarrekening), ce que coûte chacun, quelle ancienneté un extrait peut avoir et comment savoir quel document une banque, un bailleur ou un acheteur public demande.
La réponse courte
Un extrait KVK montre qui est une entreprise et qui peut signer : forme juridique, établissements, dirigeants. Les comptes annuels avec les chiffres n'y figurent pas ; vous les achetez séparément pour € 3,90 par document (tarif du 1er janvier 2026). Si une banque, un bailleur ou un acheteur public demande des documents KVK, demandez lequel des deux et quelle ancienneté est admise.
Mis à jour le 30 octobre 2026
Données clés
| L'extrait répond à | Qui est l'entreprise et qui peut signer : forme juridique, établissement, dirigeants et pouvoir de signature ; le contenu varie selon la forme juridique |
| Les comptes annuels répondent à | La situation financière de l'entreprise : le bilan, et pour les entités moyennes et grandes aussi (une partie du) compte de résultat |
| Les comptes annuels figurent-ils dans l'extrait ? | Non ; selon la KVK, les comptes annuels sont un produit distinct |
| Tarif de l'extrait | € 2,95 consultation en ligne ; € 9,60 certifié numériquement ; € 19,20 certifié sur papier (grille tarifaire au 1er janvier 2026) |
| Tarif des comptes annuels | € 3,90 téléchargement ; € 9,60 certifié numériquement |
| Quelle ancienneté pour un extrait ? | Le destinataire décide ; selon la KVK, la plupart des organisations demandent un extrait de moins d'un mois |
Ce que répond un extrait et ce que répondent les comptes annuels
Les deux documents relèvent du registre du commerce néerlandais (Handelsregister), mais portent sur des choses différentes. L'extrait est un aperçu des données actuellement inscrites au registre. Les comptes annuels sont un document que la personne morale a elle-même établi sur un exercice clos et déposé auprès de la KVK.
| Votre question | L'extrait KVK | Les comptes annuels déposés |
|---|---|---|
| Qui est dirigeant et qui peut représenter l'entreprise ? | Oui : les dirigeants et les personnes habilitées à signer | Non ; l'extrait en est la source |
| Quelle est l'adresse, quand l'entreprise a-t-elle été créée et est-elle en faillite ? | Oui ; la KVK cite ces points de contrôle | Non ; le document porte sur les chiffres d'un exercice clos |
| À combien s'élèvent les capitaux propres ? | Non | Oui, au bilan |
| L'entreprise peut-elle payer ses dettes à court terme ? | Non | Oui, déductible de la trésorerie, des créances et des dettes à court terme |
| Quels sont le chiffre d'affaires et le bénéfice ? | Non | Les micro et petites entités ne les publient pas ; les moyennes en partie, les grandes en totalité (par catégorie) |
| De quand date l'information ? | La situation au moment de l'établissement ; la date et l'heure figurent sur l'extrait | La situation à la date du bilan, souvent de plusieurs mois à plus d'un an auparavant |
| Y a-t-il toujours un document ? | Oui pour toute entreprise inscrite, y compris une entreprise individuelle ou une vof | Seulement si la forme juridique doit déposer : une BV ou une NV oui, une entreprise individuelle non |
Le contenu d'un extrait varie selon la forme juridique, d'après la KVK. Pour une BV ou une NV figurent notamment les dirigeants, pour une entreprise individuelle le propriétaire, et pour une vof ou une maatschap les associés.
Les deux documents se complètent et aucun ne remplace l'autre. Pour une entreprise individuelle ou une vof ordinaire, l'extrait est souvent le seul document KVK que vous pouvez obtenir, car ces formes juridiques ne déposent pas (une vof doit-elle déposer des comptes annuels ?). Si vous voulez alors savoir où en est l'entreprise, demandez des chiffres au propriétaire ou aux associés eux-mêmes.
Quel extrait commander, et combien coûte-t-il ?
La KVK propose trois formes d'extrait :
- Consultation en ligne. L'extrait s'affiche directement à l'écran. Selon la KVK, il n'est pas certifié et n'est donc pas un document officiel.
- Certifié numériquement. Vous recevez un PDF par e-mail avec un cachet électronique qualifié. Selon la KVK, vous pouvez l'acheter sans vous connecter, avec iDEAL ou une carte de crédit.
- Certifié sur papier. Selon la KVK, l'extrait arrive par la poste dans les cinq jours ouvrables.
| Produit | Tarif au 1er janvier 2026 |
|---|---|
| Extrait, consultation en ligne | € 2,95 |
| Extrait certifié numériquement, téléchargement | € 9,60 |
| Extrait certifié sur papier | € 19,20 |
| Document déposé, tel que des comptes annuels, téléchargement | € 3,90 |
| Le même document certifié numériquement | € 9,60 |
Selon la grille tarifaire, ces produits sont exonérés de TVA, et tous les prix sont sous réserve de modification ; consultez donc l'écran de commande avant de payer. Si vous voulez savoir à la fois qui signe et où en est l'entreprise, un extrait certifié numériquement plus un jeu de comptes annuels coûte € 9,60 + € 3,90 = € 13,50. Pour vous-même, si personne n'exige un document certifié, la consultation en ligne plus le téléchargement ordinaire coûte € 2,95 + € 3,90 = € 6,85. La manière de commander vous-même les comptes annuels est expliquée dans demander les comptes annuels auprès de la KVK.
Quelle ancienneté pour un extrait ?
La KVK écrit qu'un extrait est valable aussi longtemps que l'organisation ou l'entreprise qui le demande l'accepte, et que la plupart des organisations veulent un extrait de moins d'un mois. Selon la KVK, il n'y a donc pas de durée de validité fixe : le destinataire fixe le délai. Demandez-le au préalable, car un extrait trop ancien doit être recommandé.
Selon la KVK, le cachet d'un extrait certifié numériquement est valable sans limite. Cela concerne l'authenticité et l'état inchangé du fichier, pas l'exactitude actuelle des données : le contenu montre la situation au moment où l'extrait a été établi.
Pour les comptes annuels, une autre ancienneté joue. Ils n'expirent pas, mais ils vieillissent. Une BV peut déposer les comptes annuels jusqu'à douze mois après la fin de l'exercice (art. 2:394, al. 3 BW), de sorte que le dernier bilan déposé peut déjà avoir plus d'un an le jour où une banque ou un bailleur le lit. La façon d'en tenir compte est expliquée dans vérifier la situation financière d'un fournisseur.
Qui demande quel document ?
Ce qu'une partie exige réellement figure dans ses propres conditions ou documents. Ci-dessous figure ce que disent les sources, et lorsque la source est muette, cela est indiqué.
Le bailleur de locaux professionnels
La KVK conseille à un bailleur de demander l'extrait de l'entreprise du locataire et de vérifier que la personne qui souhaite louer peut signer au nom de l'entreprise (page mise à jour le 6 juillet 2026). Ce contrôle porte sur qui signe. Il ne montre pas si le loyer est supportable : la page ne mentionne pas les comptes annuels. Un bailleur qui veut aussi évaluer la capacité de paiement peut obtenir les comptes annuels déposés ou demander des chiffres au locataire ; c'est sa propre appréciation, pas une exigence de la KVK. L'exemple ci-dessous montre ce que cela change.
La banque
La KVK cite les opérations bancaires comme l'un des motifs pour demander un extrait certifié de votre propre entreprise. Les autres documents que souhaite une banque sont décidés par la banque elle-même, et pour une demande de crédit le bilan public ne suffit souvent pas : voir le bilan de la KVK suffit-il pour ma banque ?. Pour un prêt immobilier en tant qu'entrepreneur, le prêteur fixe les exigences (de quels chiffres annuels ai-je besoin pour un prêt immobilier ?).
L'acheteur public
PIANOo, le centre d'expertise néerlandais des marchés publics, cite comme preuves de la capacité financière et économique notamment une attestation bancaire ou la preuve d'une assurance contre les risques professionnels, des comptes annuels ou des extraits de ceux-ci, et des informations sur le chiffre d'affaires. Par extraits, on entend des extraits de comptes annuels, pas des extraits KVK : ce dernier document n'est pas mentionné par la page dans ce contexte. Selon PIANOo, les exigences de chiffre d'affaires sont en principe interdites ; si un acheteur en pose quand même une, il doit expliquer pourquoi dans les documents de marché. Quelle preuve, pour quelles années et sous quelle forme, figure dans les documents de ce seul marché. Lisez-les avant de commander quoi que ce soit.
Un fournisseur ou un client
Qui veut savoir avec qui il contracte recherche l'entreprise par son numéro KVK et demande l'extrait : nom, forme juridique, pouvoir de signature. Qui veut savoir si la contrepartie peut payer ses factures lit les comptes annuels. Un contrôle sérieux utilise les deux.
Exemple : deux locataires avec le même extrait
Exemple fictif : un bailleur propose des locaux professionnels pour € 4.500 par mois, soit € 54.000 par an. Deux sociétés à responsabilité limitée néerlandaises (BV) veulent louer. Voorbeeld Installatie B.V. compte 9 salariés et un chiffre d'affaires net de € 1,3 million. Voorbeeld Bouwservice B.V. compte 11 salariés et € 1,6 million de chiffre d'affaires net. Toutes deux sont petites depuis deux ans et déposent donc un bilan sans compte de résultat (art. 2:396, al. 8 BW). Sur l'extrait des deux figure un dirigeant qui peut signer seul, il n'y a donc pas de différence à ce niveau. Le bailleur commande donc aussi pour les deux les derniers comptes annuels : 2 × € 3,90 = € 7,80.
| Poste | Voorbeeld Installatie B.V. | Voorbeeld Bouwservice B.V. |
|---|---|---|
| Actif immobilisé | € 200.000 | € 160.000 |
| Créances | € 210.000 | € 220.000 |
| Trésorerie | € 110.000 | € 90.000 |
| Total du bilan | € 520.000 | € 470.000 |
| Capitaux propres | € 142.000 | € 36.000 |
| Dettes à plus d'un an | € 120.000 | € 114.000 |
| Dettes jusqu'à un an inclus | € 258.000 | € 320.000 |
| Total du passif | € 520.000 | € 470.000 |
- Solvabilité. € 142.000 / € 520.000 = 27,3% pour Installatie, € 36.000 / € 470.000 = 7,7% pour Bouwservice.
- Ratio de liquidité générale (current ratio). (€ 210.000 + € 110.000) / € 258.000 = 1,24 pour Installatie, (€ 220.000 + € 90.000) / € 320.000 = 0,97 pour Bouwservice.
- Fonds de roulement. € 320.000 − € 258.000 = € 62.000 pour Installatie ; pour Bouwservice il s'agit d'un déficit de € 10.000.
- Une année de loyer par rapport aux capitaux propres. € 54.000 représentent 38,0% des capitaux propres d'Installatie et une fois et demie ceux de Bouwservice.
L'extrait ne donnait au bailleur aucune raison de distinguer les deux ; le bilan, si. Chez Installatie, la solvabilité et le current ratio se situent dans les valeurs indicatives citées par la KVK (25% à 40% et 1,2 à 1,5). Chez Bouwservice, les capitaux propres sont inférieurs à une année de loyer et le current ratio est inférieur à 1, ce qui n'est selon la KVK pas le signe d'une entreprise saine. Le bailleur peut maintenant poser des questions ciblées : sur des chiffres actuels pour l'année en cours, ou sur une garantie locative, une garantie bancaire ou une caution de l'actionnaire. Il discute de la sûreté adaptée avec son juriste ; ceci n'est pas un conseil juridique. Et pour les deux, le bilan montre la situation à la date du bilan et non ce qui s'est passé depuis.
Comment vous entendre avec celui qui le demande
- Demandez de quel document il s'agit. Ne répondez pas « j'envoie les documents KVK », mais demandez s'il s'agit de l'extrait, des comptes annuels ou des deux, et pour quelle personne morale. Pour une holding avec une société d'exploitation, ce sont deux numéros KVK et donc deux documents.
- Demandez quelle ancienneté est admise. Pour l'extrait, un mois est une limite souvent demandée selon la KVK. Pour les comptes annuels, demandez si les derniers déposés suffisent ou si le destinataire veut aussi des chiffres de l'année en cours.
- Demandez sous quelle forme. L'extrait doit-il être certifié numériquement (€ 9,60), ou la consultation en ligne (€ 2,95) suffit-elle ? Cette dernière n'est pas un document officiel.
- Vérifiez la forme juridique. Une entreprise individuelle ou une vof ordinaire ne dépose pas de comptes annuels. Proposez alors des chiffres établis par vos soins, avec la date de référence.
- Commandez ensuite. Selon la KVK, vous achetez l'extrait sans vous connecter. Pour les comptes annuels, lisez les étapes dans demander les comptes annuels auprès de la KVK.
Si vous établissez vous-même les comptes annuels que la banque ou le bailleur veut voir, le premier dans votre compte Jaarrekening.io est à zéro euro, quelle que soit la catégorie de taille ; voir établir gratuitement des comptes annuels et combien coûtent des comptes annuels ?. Ce que la KVK facture pour un document est distinct, comme indiqué dans le tableau ci-dessus.
Source et date
Les pages de la KVK sur l'extrait, sur le contrôle d'une entreprise et sur la location sûre d'un local professionnel ont été lues le 30 octobre 2026 ; les deux dernières ont été mises à jour le 6 juillet 2026 et les pages sur l'extrait lui-même n'indiquent pas de date de modification. La page de PIANOo n'indique pas non plus de date. Chaque tarif KVK de cette page figure dans la grille que la KVK a fait entrer en vigueur le 1er janvier 2026 ; à partir de 2027, il peut en aller autrement. L'exemple est fictif.
Sources
- KVK : Demander un extrait du registre du commerce
- KVK : Extrait du registre du commerce certifié numériquement
- KVK : Que contient un extrait ?
- KVK : Vérifier une entreprise via un extrait (mis à jour le 6 juillet 2026)
- KVK : Éviter l'usage criminel de vos locaux professionnels (mis à jour le 6 juillet 2026)
- KVK : Grille tarifaire au 1er janvier 2026 (pdf)
- KVK : Demander des comptes annuels
- PIANOo : Capacité financière et économique (critères d'aptitude)
- Texte de loi art. 2:394 BW : le délai dans lequel les comptes annuels doivent être publics (wetten.overheid.nl)
- Texte de loi art. 2:396 BW : ce qu'une petite personne morale omet lors de la publication, alinéa 8
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un extrait KVK et des comptes annuels ?
Un extrait est un aperçu des données actuellement inscrites au registre du commerce néerlandais : forme juridique, établissements, dirigeants et personnes habilitées à signer. Les comptes annuels sont un document distinct portant sur un exercice clos, avec notamment le bilan. Selon la KVK, les comptes annuels ne figurent pas dans l'extrait ; vous les commandez séparément, pour € 3,90 par document selon le tarif du 1er janvier 2026.
Le chiffre d'affaires ou le bénéfice figurent-ils dans l'extrait KVK ?
Non. L'extrait n'est pas un compte annuel : il ne contient ni bilan, ni chiffre d'affaires, ni bénéfice. Le chiffre d'affaires et le bénéfice ne se trouvent tout au plus que dans les comptes annuels déposés, et pour une entité micro ou petite ils n'y figurent généralement pas, car elle ne publie pas de compte de résultat.
Quelle ancienneté un extrait KVK peut-il avoir ?
Selon la KVK, un extrait est valable aussi longtemps que l'organisation qui le demande l'accepte, et la plupart des organisations demandent un extrait de moins d'un mois. Demandez donc au préalable à son destinataire quelle ancienneté est admise.
Combien coûte un extrait KVK ?
Selon la grille tarifaire de la KVK au 1er janvier 2026 : € 2,95 pour une consultation en ligne, € 9,60 certifié numériquement et € 19,20 certifié sur papier. Le téléchargement de comptes annuels déposés coûte € 3,90. Les produits sont exonérés de TVA et les prix peuvent changer ; consultez l'écran de commande.
Quelle différence entre la consultation en ligne et un extrait certifié numériquement ?
La consultation en ligne affiche l'extrait à l'écran ; selon la KVK, il n'est pas certifié et n'est pas un document officiel. Un extrait certifié numériquement est un PDF envoyé par e-mail avec un cachet électronique qualifié. Si vous devez le remettre à une banque, un bailleur ou un acheteur public, demandez quelle forme est acceptée.
Que demande une banque : un extrait ou les comptes annuels ?
C'est la banque qui décide. La KVK cite les opérations bancaires comme exemple de motif pour demander un extrait certifié de votre propre entreprise. Une demande de crédit nécessite des données financières et le bilan public ne suffit souvent pas ; demandez à votre interlocuteur quels documents, périodes et versions sont nécessaires.
Quelle preuve un acheteur public demande-t-il pour la capacité financière ?
Cela figure dans les documents de marché. PIANOo cite comme preuves possibles une attestation bancaire, une assurance contre les risques professionnels, des comptes annuels ou des extraits de ceux-ci et des informations sur le chiffre d'affaires. Selon PIANOo, une exigence de chiffre d'affaires est en principe interdite et doit sinon être justifiée dans les documents.
Que peut demander un bailleur à un locataire qui est une BV ?
La KVK conseille aux bailleurs de demander l'extrait de l'entreprise du locataire et de vérifier que la personne qui souhaite louer peut signer au nom de l'entreprise. Si le bailleur veut aussi évaluer la situation financière, il peut obtenir les comptes annuels déposés ou demander des chiffres au locataire.
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