Jaarrekening BV: opstellen, deponeren en kosten

Het korte antwoord

Het bestuur van een BV maakt de jaarrekening binnen vijf maanden na het boekjaar op, de algemene vergadering stelt haar vast en de BV deponeert haar binnen acht dagen daarna bij KVK, uiterlijk twaalf maanden na het boekjaar. De grootteklasse bepaalt de inhoud. Micro en klein hebben geen accountant nodig; deponeren zelf is gratis.

Bijgewerkt op 26 oktober 2026

Kerngegevens

Wat de wet van een BV vraagt

De BV valt rechtstreeks onder Titel 9 van Boek 2 BW (art. 2:360 lid 1 BW). Dat geeft drie plichten: een jaarrekening opmaken, haar laten vaststellen en haar openbaar maken. Omzet is geen voorwaarde; ook een lege BV doorloopt die stappen. De jaarrekening bestaat uit de balans, de winst-en-verliesrekening en de toelichting (art. 2:361 lid 1 BW).

Jaarrekening BV opstellen: de stappen

1. Sluit de boekhouding af en trek een sluitende saldibalans.
2. Bepaal de grootteklasse op twee opeenvolgende balansdata; een nieuwe BV gebruikt haar eerste balansdatum (art. 2:398 lid 1 BW).
3. Kies de grondslagen. Micro mag de fiscale grondslagen van de vennootschapsbelasting toepassen op grond van art. 2:395a lid 7 BW; voor klein geldt art. 2:396 lid 6 BW. Pas die grondslagen volledig toe en vermeld de keuze in de toelichting.
4. Stel de stukken op, met bij elke post het bedrag van het vorige boekjaar (art. 2:363 lid 5 BW).
5. Laat alle bestuurders en commissarissen tekenen (art. 2:210 lid 2 BW) en leg de dag van vaststelling vast; die moet bij de deponering worden vermeld.

Het volledige stappenplan staat in jaarrekening BV zelf maken; voor een nieuw opgerichte BV in de eerste jaarrekening.

Onderdelen per grootteklasse, met een voorbeeld

De grenzen gelden voor boekjaren vanaf 1 januari 2024. Een BV valt in een klasse als zij op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van de drie criteria voldoet (art. 2:395a BW, art. 2:396 BW en art. 2:397 BW).

Voorbeeld: een advies-BV met drie werknemers

Met € 412.000 netto-omzet en drie werknemers blijft deze BV, net als een jaar eerder, onder alle micro-grenzen. Zij maakt alleen de beperkte balans openbaar (art. 2:395a lid 8 BW); omzet, winst en salarissen komen niet in het Handelsregister. Overschrijdt zij op twee opeenvolgende balansdata twee van de drie grenzen, dan geldt vanaf dat tweede jaar het regime voor klein.

Deponeren bij KVK: plicht, route en termijnen

Deponeren is de wettelijke vorm van openbaarmaking: de BV levert de jaarrekening digitaal aan bij het Handelsregister (art. 2:394 lid 1 BW). KVK controleert de inhoud niet, en uitstel van de uiterste datum is wettelijk niet mogelijk.

• Micro en klein: opstellen en indienen in het KVK-portaal Zelf Deponeren Jaarrekening, of met software via SBR.
• Middelgroot en groot: deponeer digitaal via SBR-software of upload de vastgestelde stukken in het KVK-portaal. Voor groot accepteert KVK XBRL (alleen met SBR-software) en XHTML/iXBRL.

Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan geldt ondertekening doorgaans als vaststelling, tenzij de statuten anders bepalen. Voorwaarde is dat de overige vergadergerechtigden de opgemaakte jaarrekening konden inzien en met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd (art. 2:210 lid 5 BW). Bij maximale verlenging is de uiterste deponeringsdatum voor boekjaar 2025 dan 8 november 2026. Die dag is een zondag: een termijn van acht dagen die op een zaterdag of zondag eindigt, loopt door tot en met de eerstvolgende werkdag (art. 1 Algemene termijnenwet), maar wacht daar niet op. Voor de grens van twaalf maanden geldt die verlenging niet (art. 4 van die wet).

Is de jaarrekening twee maanden na de opmaaktermijn niet vastgesteld, dan deponeert het bestuur de opgemaakte versie met die vermelding (art. 2:394 lid 2 BW). Overschrijding van de twaalf maanden is een economisch delict. Bij faillissement staat dan vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk vervulde en wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is (art. 2:248 lid 2 BW). Zie de handleiding deponeren en te laat deponeren.

Wat kost de jaarrekening van een BV?

De kosten bestaan uit het opstellen, eventueel een accountant en de indiening.

Vraag bij een offerte wat erin zit: alleen de jaarrekening, of ook de aangifte vennootschapsbelasting en de deponering. Met uw eigen offertebedragen rekent u in de kostencalculator.

Zelf doen of laten maken: wanneer is een accountant verplicht?

Een micro- of kleine BV mag haar jaarrekening zelf opstellen en deponeren; de wet eist geen accountant of samenstellingsverklaring. Het bestuur blijft verantwoordelijk en ondertekent, ook als een kantoor de stukken maakte.

Een accountant is verplicht vanaf middelgroot: een registeraccountant of bevoegde accountant-administratieconsulent onderzoekt de jaarrekening (art. 2:393 lid 1 BW). Zonder zijn verklaring kan de algemene vergadering in beginsel niet vaststellen (lid 7).

Een adviseur is verstandig bij een dividenduitkering (de uitkeringstoets van art. 2:216 lid 2 BW), een negatief eigen vermogen, deelnemingen of een grote rekening-courant met de DGA. Meer over de keuze: jaarrekeningsoftware voor de BV.

Veelgemaakte fouten bij de BV-jaarrekening

• De volledige jaarrekening deponeren terwijl alleen de beperkte balans openbaar hoeft te worden.
• Denken dat uitstel voor de vennootschapsbelasting ook voor KVK geldt; dat is niet zo.
• De grootteklasse op één jaar bepalen in plaats van op twee balansdata.
• Fiscale cijfers overnemen zonder dat in de toelichting te melden.

Wat Jaarrekening.io voor een BV doet

De jaarrekeningroute van Jaarrekening.io is voor de BV gebouwd. U leest een XAF-auditfile of een saldibalans in Excel of CSV in; de app leidt de grootteklasse af en maakt de jaarrekening en een publicatieversie voor uw klasse. Zij verzendt niets naar KVK: u deponeert zelf. Voor elke grootteklasse is er voor boekjaren 2023 tot en met 2026 een XBRL-bestand als validatiekandidaat, dat u extern laat valideren. Een account maakt u zelf aan.

Bronnen

• Art. 2:210 BW: opmaken, ondertekenen en vaststellen bij de BV
• Art. 2:394 BW: openbaarmaking binnen acht dagen en uiterlijk twaalf maanden
• Art. 2:395a BW: micro-regime en de beperkte balans
• Art. 2:396 BW: kleine rechtspersonen, fiscale grondslagen, geen controleplicht
• Art. 2:397 BW: wat middelgroot beperkt openbaar maakt
• Art. 2:393 BW: onderzoek door een accountant
• Art. 2:248 BW: aansprakelijkheid van BV-bestuurders bij faillissement
• Art. 2:10 BW: zeven jaar bewaren
• KVK: uiterste data voor de bv
• KVK-portaal Zelf deponeren: inloggen, machtiging en kosten
• KVK: Deponeren met SBR (deponeren is gratis)
• KVK: deponeren voor bedrijfsklasse middelgroot
• KVK: deponeren voor bedrijfsklasse groot (XBRL, XHTML/iXBRL)
• Algemene termijnenwet, art. 1 en 4
• Belastingdienst: Uitstel aangifte vennootschapsbelasting
• Wet op de economische delicten, art. 1 onder 4°
• Belastingdienst over bewaartermijnen van de administratie

Lees ook